Liite 1. Käsittelytoimien kuvauslomake
Sovellettavuus
Tämä Käsittelytoimien kuvauslomake on henkilötietojen käsittelysopimusta koskevan liitteen erottamaton osa. Käsittelytoimien kuvauslomakkeessa yksilöidään käsittelytoimeksianto, jonka Käsittelijä suorittaa Rekisterinpitäjän lukuun, siten kun palvelusopimuksessa ja henkilötietojen käsittelysopimuksessa tarkemmin kuvataan.
Palvelut
Käsittely koskee seuraavia Palveluja (täytä Palvelun kuvaus)
- myClub-palvelu
Henkilötietoja käsitellään niin pitkään kuin Palveluita toimitetaan Pääsopimuksen mukaisesti Asiakkaalle, elleivät Osapuolet toisin sovi. Käsitellyn kohde, luonne ja tarkoitus on määritelty Pääsopimuksessa osana tarjottavia Palveluita.
Hyväksytyt alihankkijat
Käsittelijä käyttää Palvelussa seuraavia Alihankkijoita:
- AWS Amazon Web Services
- Digital Ocean
Henkilötietojen maantieteellinen sijainti
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa maissa tai seuraavilla alueilla:
- EU-alueella
Rekisteröityjen ryhmät
Käsiteltävät henkilötiedot koskevat seuraavia rekisteröityjen ryhmiä:
- Yhdistyksen jäsenet
- Yhdistyksen toimihenkilöt
- Yritysten ja yhteisöjen päättäjät ja yhteyshenkilöt (yhteistyökumppanit, asiakkaat)
Henkilötietojen tyypit
Käsiteltävät henkilötiedot koostuvat seuraavista henkilötietojen tyypeistä:
Yhdistyksen jäsenet
- Perustiedot: nimi, kotipaikka, yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Yksilöintitieto (tarvittaessa): syntymäaika, henkilötunnus
- Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset huoltajan luvat ja suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
- Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Luvat ja suostumukset ml. suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Yhdistyksen toimihenkilöt
- Perustiedot: Nimi, yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Koulutukseen ja osaamiseen liittyvät tiedot
- Laskutukseen liittyvät tiedot
- Valokuva
- Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Yritysten ja yhteisöjen päättäjät ja yhteyshenkilöt (yhteistyökumppanit, asiakkaat)
- Perustiedot: Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- Tiedot osallistumisesta tilaisuuksiin
- Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Erityiset henkilötietoryhmät:
- Terveydentilatietoja (rekisteröidyn suostumuksella, mikäli ko. tiedoilla merkitystä yhdistyksen toiminnan ja rekisteröidyn kannalta)