Suomen suurimpiin ja varmasti tunnetuimpiin seurayhteisöihin kuuluva IFK otti strategiauudisuksensa myötä käyttöön myClub Connectin. Nyt IFK:n kymmenen jäsenseuran jäsenet löytyvät turvallisesti ja helposti samasta paikasta.

IFK:n legendaarisen logon alla liikkuu ja urheilee noin 8 800 jäsentä 10 eri lajiseurassa: golfissa, jääkiekossa, jalkapallossa, jääpallossa, keilailussa, käsipallossa, salibandyssa, yleisurheilussa sekä voimistelussa. Lajiseurat ovat omia yhdistyksiä ja pyörittävät toimintaansa itsenäisesti, mutta yhteistäkin löytyy: perinteiset IFK:n punaiset värit ja yhteinen emoseura, IFK Helsingfors rf.

Emoseura IFK Helsingfors rf omistaa seuran tavaramerkin ja lisensoi sen jäsenseuroille. Vuonna 2019 emoseura IFK:ssa julkistettiin uusi strategia, jolla konsernia haluttiin viedä uudelle tasolle.

“Strategiamme yhtenä keskeisenä teemana on tiivistää konsernia yhtenäisemmäksi ja kehittää lajiseurojen välistä yhteistyötä”, IFK:n puheenjohtaja René Österman kertoo.

Jäsenet hallussa turvallisesti ja läpinäkyvästi

Konsernin yhteistyön kehittämiseksi IFK lähti kartoittamaan teknistä ratkaisua, jolla jäsenseurat jäsenineen voitaisiin tuoda yhden järjestelmän alle. Tavoitteena oli, että emoseuralla on reaaliaikainen kokonaiskuva koko seurayhteisön jäsenistöstä. IFK päätyi ottamaan käyttöönsä uuden myClub Connect -palvelun, jolla suurseurat tai liitot voivat keskitetysti hoitaa niihin kuuluvien seurojen jäsenhallinnan.

myClub Connect -palvelun avulla jäsenseurojen jäsentiedot siirtyvät niiden myClubista automaattisesti ja reaaliajassa emoseuran tai liiton myClubiin. Emoseuralla on oma myClub-järjestelmä tilattuna ja jäsenseuroilla omansa. Sekä emo- että jäsenseura toimivat siis täysin omilla järjestelmillään ja omilla asetuksillaan, millä varmistetaan tietosuojavaatimusten täyttyminen sekä jäsenseurojen itsenäisyys. Mitään tietoja ei siirry jäsenseuran myClubista emoseuran järjestelmään, mikäli jäsenseura ei ole näin määritellyt.

“Lähdimme etsimään ratkaisua, joka olisi varmasti GDPR:n mukainen ja täysin läpinäkyvä. On todella tärkeää, että lajiseuroilla on kontrolli siitä, mitä jäsentietoja emoseuran järjestelmään siirtyy. Emoseura tarvitsee vain välttämättömät tiedot ja vain näiden tietojen tarvitsee siirtyä jäsenseuran myClubista”, käyttöönotossa isossa roolissa ollut IFK:n pitkäaikainen sihteeri Kimmo Niemistö toteaa.

“On todella hienoa nähdä, kuinka tarkasti myClubin kehitystiimi on ottanut huomioon GDPR:n vaatimukset Connectin ja koko myClubin kehityksessä. Ja kehitys jatkuu koko ajan, mikä on oleellinen juttu”, Niemistö jatkaa.

Reaaliaikainen ja täsmällinen tieto jäsenistä on IFK:lle tärkeää. Esimerkiksi urheiluseuratoimintaan liittyvien avustusten hakeminen on nyt huomattavasti helpompaa, kun emoseuran ei tarvitse lajiseuroittain kokoilla yhteen jäsenmääriä eri järjestelmistä.

Tarkkaa ja helppoa viestintää koko IFK-perheelle

Jäsenhallinnan lisäksi sisäinen viestintä oli kokonaisuus, joka haluttiin saada kuntoon koko IFK:lle. Kun kaikkien lajiseurojen jäsenten yhteystiedot löytyvät emoseuran myClubista, voi emoseura tiedottaa kerralla kaikkia 8 800 jäsentään. myClubin monipuolisten suodatusominaisuuksien avulla IFK voi toki tiedottaa vain tiettyjä jäseniä tai vaikka vain toimihenkilöitä.

“Meillä on satoja toimihenkilöitä, joille järjestämme silloin tällöin esimerkiksi yhteisiä tapahtumia. Connectin avulla olemme onnistuneet saattamaan toimihenkilöitämme yhteen yli lajirajojen, mikä palvelee kaikkia. Voimme esimerkiksi tarjota erityisvalmennuksen palveluita kuten ravinto- tai henkisen valmennuksen osaamista Connectin avulla eri lajiseuroillemme”, Niemistö kertoo.

Perinteinen esimerkki viestinnästä on IFK:n jäsenlehti Kamraten. myClub Connectin ansiosta seura saa nyt huomattavasti helpommin tiedon lehden tilaajista ja heidän yhteystietonsa. Paperilehden lisäksi IFK:lla on nyt myös helppo tapa jakaa digilehteä koko jäsenistölle, kun kaikki jäsenet löytyvät samasta järjestelmästä.

Urheiluseuralle tärkeää on, että sen logoa, brändiä ja värejä käytetään oikein ja yhdenmukaisesti. Connectin myötä IFK sai myös helpon ja toimivan yhteisen materiaalipankin koko seurayhteisölle. Materiaalipankkia hyödynnetään mm. graafisten ohjeiden ja yhteisten pelisääntöjen jakamiseen.

”Loppupeleissä iso osa tästä toiminnasta pyörii vapaaehtoisten voimalla. Tavoite on tehdä heidän duuninsa mahdollisimman helpoksi. myClub on tässä iso apu emo- ja jäsenseuroille. Meillä on yhteensä reilu 40 pääkäyttäjää eri lajiseurojen myClubeissa. Connectin avulla olemme voineet tarjota ns. vertaistukea ja vinkkejä pääkäyttäjillemme yli lajirajojen”, Niemistö kertoo.

myClub Connect pähkinänkuoressa: keskitettyä jäsenhallintaa suurseuroille, yhteistyöseuroille ja liitoille

myClub Connect mahdollistaa valittujen jäsentietojen siirron automaattisesti jäsenseuroista emoseuraan, yhteistyöseuraan tai liittoon (“Liitto”). Liitto näkee reaaliaikaisesti jäsentiedot Jäsenseuroittain eriteltynä ja voi hyödyntää kaikkia myClubin ominaisuuksia normaalisti kuten viestintä, laskutus, tapahtumahallinta jne.

Liitto toimii itsenäisesti oman Y-tunnuksensa alla omilla järjestelmäasetuksilla ja palvelutilauksin. Liitto voi olla lajiliitto, emoseura itsenäisille jaoksille tai yhteistyöseuratoiminnan ylläpitäjä. Liitto voi hyväksyä tai hylätä Jäsenseuran liittymisen. Liitolla ei ole pääsyä Jäsenseurojen järjestelmiin ja vain jäsenseuran määrittelemän jäsenjoukon henkilötiedot siirtyvät ja päivittyvät automaattisesti liitolle kunkin jäsenseuran osalta.

Jäsenseura toimii täysin itsenäisesti oman Y-tunnuksensa alla omilla järjestelmäasetuksilla ja lisäpalvelutilauksin. Jäsenseura voi olla lajiliittoon kuuluva seura, pääseuraan kuuluva itsenäinen jaos tai yhteistyöseura. Jäsenseura hallinnoi mihin Liittoon se haluaa liittyä ja mitkä jäsenet kuuluvat kunkin liiton henkilötietojen siirtoon.

Liiton ja Jäsenseurojen toimiessa täysin eri järjestelmillä omilla asetuksillaan varmistetaan, että Liittoon siirrettävien henkilötietojen käsittely on tietosuojalain mukaista.

myClub Connect on tilattavissa suoraan myClubista Asetukset > Lisäpalvelut -sivulta.