Urheiluseura ei ole joukko erillisiä joukkueita, vaan yhtenäinen organisaatio. Jos jokainen joukkue käyttää omaa sovellustaan, hallitus menettää kokonaiskuvan jäsenistä, maksuista ja muista tiedoista, mutta on silti vastuussa. Yhteinen järjestelmä urheiluseuralle on siis ennen kaikkea johtamispäätös.

Monelle seuralle seuraava tilanne on tuttu: hallitus selvittää vaihtoehtoja kuukausia ja päättää sitten ottaa käyttöön uuden järjestelmän: jäsenhallinta, maksut, tapahtumat ja viestintä yhdessä paikassa, mahtavaa!

Hallituksen harmiksi kahden kuukauden päästä koripallojaosto pitää edelleen kiinni omasta joukkuesovelluksestaan, C-juniorit hoitavat kaiken yhä WhatsAppissa ja lentopallokerho kirjaa läsnäolot exceliin. Jopa paperisia osallistujalistoja pyörii hallin pöydillä.

Tästä seuraa hallitukselle kokonaiskuvan puute ja valtavasti ylimääräistä työtä, mikä tulee seuralle kalliiksi.

Mitä erilliset ratkaisut maksavat seuralle

Ilmainen tarkoittaa erillisten sovellusten kohdalla vain sitä, että lasku päätyy jonnekin muualle – yleensä seuran toimistolle.

1. Hajanaiset jäsentiedot. Kukaan ei tiedä luotettavasti, montako aktiivista jäsentä seurassa on, kuka harrastaa useammassa jaostossa tai missä kohtaa harrastajat lopettavat. Ilman näitä lukuja seuran toimisto joutuu suunnittelemaan salivuorot, ohjaajat ja maksut sokkona.

2. Aukkoja maksuissa ja laskutuksessa. Jos läsnäolot ja osallistumiset ovat erillisissä sovelluksissa, toimisto siirtää ne käsin – tai jättää siirtämättä. Kurssimaksuja jää perimättä, ja ohjaajapalkkiot joudutaan arvioimaan sen sijaan, että ne perustuisivat todellisiin tietoihin.

3. Tietosuoja: vastuussa on seura, ei joukkue. Tietosuojasta vastaa seura riippumatta siitä, käsittelevätkö tietoja palkatut työntekijät vai vapaaehtoiset. Jos lasten henkilö- tai terveystiedot ovat yksityisissä chateissa tai tuntemattomissa pilvipalveluissa, riski on seuran.

4. Perheiden ja harrastajien turhautuminen. Perhe, jonka kolme lasta pelaa seuran kolmessa eri joukkueessa, asentaa kolme sovellusta ja seuraa useampaa eri chat-ryhmää. Uudelle harrastajalle tämä näyttää ja tuntuu sillisalaatilta yhtenäisen seuran sijaan.

Miksi yksi ratkaisu voittaa viisi ratkaisua

Eri sovelluksia käyttävät joukkueet usein perustelevat ratkaisuaan: ”Meidän sovelluksemme tämä hoituu paremmin.” Joskus se pitää jopa paikkansa. Erikoistuneessa joukkuesovelluksessa voi olla näppärä kokoonpanotoiminto, nopeampi ilmoittautumispainike tai muu yksittäinen kätevä ominaisuus.

Ratkaisevaa on, että seura menettää sen vuoksi oleellisia tietoja ja tuntikausia käsityötä toimistolla. Lisäksi laskuja jää laskuttamatta ja laskuja maksetaan väärillä tiedoilla.

Yritysmaailmassa vastaava ei ikinä voisi toimia: mikään yritys ei sallisi, että yksi myyntitiimi pitää omaa asiakasrekisteriään ja kirjanpito-osasto omaa laskutusohjelmaansa ilman yhteyttä yrityksen muihin järjestelmiin. Miksi urheiluseuroissa pitäisi hyväksyä se, mikä olisi missä tahansa yrityksessä mahdotonta?

Hallituksessa kysymys ei siis ole Mikä sovellus on joukkueelle X kätevin?, vaan: Mikä järjestelmä tukee koko seuran toimintaa ja kehitystä?

Näin hallitus vie yhteisen järjestelmän käyttöönoton läpi

Yhteisen seuran jäsenpalvelun käyttöönotto on ennen kaikkea johtamiskysymys:

• Tee selvä päätös. Yhteinen järjestelmä ei ole suositus, vaan seuran tapa toimia. Kirjaa se ylös esimerkiksi hallituksen päätöksenä tai seuran ohjesääntöön.
• Viesti selkeästi, mitkä ovat seuran ja joukkueiden vastuut: Seura vastaa olosuhteista, hallinnosta, brändistä ja kokonaisuudesta. Vastineeksi noudatetaan sen pelisääntöjä – myös digitaalisesti.
• Tarjoa tukea: Järjestä koulutusta, nimeä jokaiseen jaostoon yhteyshenkilö ja pilotoi tarvittaessa muutamalla joukkueella.
• Aseta takaraja: Vanhat tavat ja sovellukset ovat käytössä tiettyyn päivämäärään asti, eivät sen jälkeen. Ilman päivämäärää siirtymä jää ikuisesti väliaikaiseksi.
• Jos vastustus on kovaa: aloita uusista joukkueista: jos nykyiset joukkueet panevat hanttiin, aloita sieltä, missä tottumuksia ei vielä ole: uudet joukkueet, perhesähly- ja nappularyhmät, uudet kurssit, uudet ohjaajat. He tuntevat alusta asti vain yhteisen järjestelmän.

Alla olevat vastaväitteet ovat tuttuja seurojen hallituksille järjestelmän vaihdon yhteydessä. Kokosimme alle selkeitä ja myClubin käyttöön ottaneilla seuroilla hyvin toimineita vastauksia vastaväitteisiin.

”Meidän sovelluksemme on ilmainen.”

Vastaus: ”Erilliset järjestelmät tulevat pitkässä juoksussa seuralle kalliiksi, kun tieto on eri paikoissa ja mm. laskutusta on vaikeampi tehdä. Yhteinen järjestelmä säästää hallintoon käytettyä aikaa ja pitää maksut vakaina koko seuralle.”

”Meidän sovelluksemme hoitaa toiminnon X paremmin.”

Vastaus: ”Vaikka sovelluksenne on kätevä, niin seura kokonaisuutena menee kuitenkin edelle. Katsotaan yhdessä, miten X hoidetaan yhteisessä järjestelmässä.”

”Se, miten järjestämme ryhmämme toiminnan, on meidän asiamme.”

Vastaus: ”Ryhmänne on osa seuraa. Seura vastaa tiedoista ja toimintatavoista, joten seuran täytyy tietää, mitä tapahtuu.”

”Vanhemmat ovat tottuneet meidän sovellukseemme.”

Vastaus: ”Perheiden arki helpottuu, kun koko seuraa hallinnoidaan yhdellä järjestelmällä – varsinkin, jos lapset ovat eri joukkueissa.”

”Minulla ei ole aikaa opetella mitään uutta.”

Vastaus: Uuden järjestelmän käyttöön järjestetään tarvittava koulutus ja tuemme käyttöä arjessa myös myöhemmin.

Vain yhtenäinen seura voi hyvin ja kehittyy

Seura, joka hoitaa tietonsa, maksunsa ja viestintänsä yhdessä järjestelmässä, voi hyvin. Tällöin jäsenet pysyvät tyytyväisinä, talous on kunnossa ja seuran työntekijät jaksavat. Hyvinvoivalla seuralla on edellytykset kehittyä ja kasvaa.

Tätä varten myClubia on kehitetty jo 17 vuoden ajan: kaikki seurahallinnon toiminnot yhdessä järjestelmässä, mikä tuo helpotusta urheiluseurojen arkeen. Varaa maksuton esittely seurallesi, jossa käymme yhdessä läpi, miten myClub voi auttaa sinua ja seuraasi hallinnoimaan kaiken yhdessä järjestelmässä.