Joskus suurimmat ideat syntyvät kriisistä. Tässä artikkelissa Clubwayn perustaja Kai Tulonen kertoo, miten epätoivoisesta yrityksestä pelastaa oma seura syntyi menestystarina yli tuhannelle urheiluseuralle.

Mistä kaikki alkoi

Jälkikäteen kuultuna se kuulostaa lähes neronleimaukselta – kirkkaalta näyltä siitä, miten urheiluseuratoiminnan pitäisi sujua. Mutta totuus on, että myClubin synty ei ollut mikään ennalta suunniteltu menestystarina. Se sai alkunsa tarpeesta selviytyä.

Kaikki alkoi omasta harrastustaustastani. Astuin tatamille ensimmäistä kertaa vuonna 1984 Espoon Shuokai Karatessa, ja siitä lähtien karate on ollut osa elämääni. Pitkään sain vain nauttia harjoittelusta ilman sen suurempia velvollisuuksia.

Hallinnollinen kaaos

Vuonna 2009 tilanne muuttui. Seuran operatiiviset valmentajat lopettivat – ilmeisesti loppuun palaneina jatkuvaan paperinpyörittämiseen ja hallinnolliseen kuormaan, joka vei kaiken ajan seuratoiminnan perimmäiseltä tarkoitukselta: yhdessäololta ja harjoittelulta. Excel-tiedostoja, paperilappuja lasten treenikasseissa (joista ne usein löytyivät viikkojen päästä hikisten treenivaatteiden seasta sulaneina takaisin selluloosaksi)… tieto ei kulkenut, maksuja ei saatu. Tilanne oli kaoottinen.

Kun aiemmat valmentajat lopettivat, seurani päävalmentaja sanoi eräänä iltana ykskantaan minulle: “Hoida homma.” Karatessa alemmilla vöillä ei juuri muita japaninkielisiä ilmaisuja tunneta kuin Oss! – joka tarkoittaa käytännössä aina ”kyllä”. Ei siis ollut mahdollistakaan sanoa ”ei”, vaikka tiesin, mihin olin ryhtymässä.

Ensimmäinen idea

Ongelmat kasautuivat nopeasti. Olimme myöhässä kaupungin tukihakemuksen kanssa ja menetimme useiden tuhansien eurojen tuen. Seuralla ei ollut rahaa. Pahinta oli, ettemme tienneet edes tarkasti, ketkä olivat seuramme harrastajia – saati ketkä olivat maksaneet kausimaksunsa.Karatessa, kuten monissa muissakin kamppailulajeissa, vaihtuvuus on suurta: moni lopettaa jo alkeiskurssin jälkeen. Oli pakko keksiä tapa pysyä ajan tasalla aktiivisista jäsenistä ja heidän maksuistaan – muuten seura ei selviäisi.

Silloin syntyi ensimmäinen idea. Jos jokainen valmentaja merkitsisi harjoituksissa läsnäolijat kännykällä silloisen mobiiliweb-liittymän kautta ja samalla keräisi huoltajien sähköpostiosoitteet, saisimme ajan tasalla olevan jäsenrekisterin. Näin teimme – ja muutamassa viikossa meillä oli keskitetysti tallessa tiedot aktiivisista jäsenistä yhteystietoineen.

Seuraava askel oli ensimmäinen laskutusjärjestelmä. Kun laskut lähtivät harrastajille, huomasimme hämmästykseksemme, että aiemmin noin puolet maksuista oli jäänyt suorittamatta – ei ilkeyttään, vaan siksi, ettei järjestelmää ollut. Tulojen kasvu pelasti seuran. Juoksevat kulut saatiin maksettua, ja valmentajien työtaakka keveni huomattavasti.

Ratkaisusta tuotteeksi

Tämän jälkeen lisäsimme tiedotteet, tapahtumakalenterin ja mahdollisuuden päivittää omia tietoja. Se oli win-win: seuran pyörittäjien hallinnollinen työ väheni, ja perheet pysyivät paremmin ajan tasalla. Tieto kulki molempiin suuntiin – ilman paperilappuja ja vanhentuneita sähköpostilistoja.

Alun perin tarkoitus oli vain helpottaa omaa seuratyötä ja säilyttää into harrastamiseen. Mutta pian muut kamppailuseurat ottivat yhteyttä ja halusivat saman ratkaisun. Seuraavaksi tulivat koripalloseurat, uimaseurat ja monet muut lajit. Kävi ilmi, että tämä ei ollut vain meidän ongelmamme – vaan lähes kaikkien urheiluseurojen arkea helpottava tarve.

Tänään

Nykyään myClubia käyttää yli tuhat seuraa Suomessa, Saksassa ja Itävallassa. Matka on vienyt pienen suomalaisen perheyrityksen pitkälle, mutta perusajatus on säilynyt: helpottaa seurojen arkea, jotta valmentajat ja harrastajat voivat keskittyä siihen, mikä on tärkeintä – urheiluun ja yhdessäoloon.

En olisi ikinä uskonut, että kaikki lähtisi liikkeelle yhdestä epätoivoisesta yrityksestä pelastaa oma seura hallinnolliselta kaaokselta. Iso kiitos kuuluu jokaiselle seuralle, joka on luottanut meihin ja auttanut kehittämään työkalua juuri seurojen tarpeisiin. Toivottavasti yhteinen matkamme jatkuu vielä pitkään – peukut, kannustus ja ripaus onnea ovat edelleen tarpeen.