Maksusuorituksien täsmäytys ei ole itsessään ongelma. Ongelma syntyy silloin, jos samaa asiaa joudutaan selvittämään joka kuukausi uudestaan: myyntisaamistili ei täsmää, maksukirjaukset näyttävät “vääriä” summia tai kirjanpidon raportit poikkeavat myClubista ilman selvää syytä.

Useimmiten taustalla on arjen pieniä epäselvyyksiä. Kirjanpidon asetuksia ei ole pohdittu loppuun asti tai päivitetty ajantasalle, poikkeustilanteita (maksupalautuksia, kohdistuksia, manuaalisia maksusuorituskirjauksia) käsitellään eri tavalla eri järjestelmissä, tai prosessista puuttuu yhdessä sovitut toimintatavat.

Tavoite on yksinkertainen: vähemmän manuaalista työtä ja vähemmän yllätyksiä – niin, että myClubin kirjanpidon lisäpalvelu tukee seuran arkea eikä synnytä lisäselvittelyä ja kuluja. Hyvä tavoitetila on se, että myClub ja kirjanpidon ohjelma täsmäävät mahdollisimman pitkälle automaattisesti.

1) Varmista kirjanpidon lisäpalvelun asetuksien ajantasaisuus

myClubin kirjanpidon lisäpalvelu toimii parhaiten, kun seuralla ja tilitoimistolla on yhteinen käsitys siitä, miten taloushallinnon prosessit hoidetaan ja miten erilaiset poikkeustilanteet käsitellään.

Asetuksissa ja toimintatavoissa on tärkeää huomioida esimerkiksi:

• tehdäänkö kirjanpitoa suorite- vai maksuperusteisesti
• miten kohdistamattomat suoritukset ja tilitykset käsitellään
• miten palautukset, hyvitykset ja liikamaksut hoidetaan
• mitä tehdään poikkeustilanteissa (manuaalikirjaukset, korjaukset, kohdistukset)
• kuka tekee tarvittavat muutokset kirjanpidon asetuksiin esimerkiksi uusia ryhmiä perustaessa

Moni täsmäytysero syntyy siitä, että myClubissa asia “näyttää oikein”, mutta kirjanpidossa se on kirjattu eri logiikalla – tai päinvastoin. Kun asetukset ja käytännöt ovat linjassa, täsmäytys helpottuu merkittävästi.

2) Sovi prosessi yhdessä tilitoimiston kanssa – jotta poikkeamat korjataan nopeasti

Tekniikka ei yksin ratkaise täsmäytystä, jos prosessi elää. Paras lopputulos syntyy, kun sovitte tilitoimiston kanssa käytännön rutiinin ja selkeän työnjaon:

• kuka tarkistaa mitä (ja millä aikavälillä)
• mitä lukuja ja raportteja verrataan
• miten palautukset, maksutapojen palvelumaksut ja muut manuaaliset kirjaukset tehdään
• miten poikkeamat dokumentoidaan ja prosesseja kehitetään, jotta samaa asiaa ei selvitetä kahdesti

Kun täsmäytyksessä on yhteiset sävelet, muuttuu se nopeaksi arjen tsekkaukseksi. Täsmäytys kannattaa tehdä kuukausittain, jolloin se ei kasaudu tilinpäätöksessä liian suureksi urakaksi.

3) Jos näistä huolimatta myyntisaamistili tai kirjanpito ei täsmää – tee nämä tarkistukset

Myyntisaamisten täsmäytys tehdään aina myClubissa hakemalla Laskutus → Kirjanpito ja tarkistamalla avoimet laskut halutulla päivämäärällä. Avoimet-sarakkeen summaa verrataan kirjanpito-ohjelman myyntisaamistilin saldoon kyseisenä päivänä.

Tarkista ensin, että myyntisaamisten saldo täsmää aiemmassa tilikausien vaihteessa. Lähde tämän jälkeen käymään raportteja läpi kuukausi kerrallaan, jolloin löydät, missä kuukaudessa eroa on tullut ja minkä verran.

Alla on neljä yleisintä syytä, jotka aiheuttavat erotusta järjestelmien välillä – sekä käytännön ohjeet tilanteen korjaamiseen.

Vinkki 1: Tarkista “Maksettu liikaa” -tilassa olevat laskut

Aloita tästä, koska se on yksi yleisimmistä syistä myyntisaamisten erolle.

Näin tarkistat myClubissa:

• Mene Laskutus → Laskut
• Suodata: Laskun tila → “Maksettu liikaa”

Mitä etsit:

• Ovatko laskut oikeasti edelleen liikamaksutilassa? Onko käsittelemättä esimerkiksi aikaisempien tilikausien liikamaksuja?
• Onko laskuille tehty joskus palautuksia tai onko liikamaksuja kohdistettu tuleville suorituksille?

Miksi tämä vaikuttaa täsmäytykseen:

• Jos liikamaksu on tarkoitus kohdistaa tuleviin avoimiin laskuihin, se ei aiheuta täsmäytyseroa, koska maksusuoritus näkyy myös kirjanpidon raportilla.
• Jos taas liikamaksu johtuu todellisesta palautuksesta, jota ei ole kirjattu myClubiin, myyntisaamisiin jää erotus – ja se näkyy täsmäytyserona.

Tilanteen korjaus:

• Päättäkää selkeä linja: kohdistetaanko liikamaksut jatkossa automaattisesti/seuraaville laskuille vai palautetaanko ne?
• Varmistakaa, että palautukset näkyvät sekä myClubissa että kirjanpidossa samalla tavalla. Suosituksena on, että palautus kirjataan myClubiin laskun maksusuoritus-välilehdelle miinusmerkkisenä maksusuorituksena. Kirjanpidon puolella maksusuoritus tiliöidään tällöin tiliotteelta myyntisaamistilille / maksuliikennetilille.
• Jos järjestelmässä roikkuu aikaisempien tilikausien liikamaksuja, sopikaa yhdessä tilitoimiston kanssa, miten näiden käsittely hoidetaan.

Vinkki 2: Tarkista manuaaliset maksukirjaukset

Manuaaliset maksukirjaukset ovat täsmäytyseroissa toinen yleinen kompastuskivi – ei siksi, että ne olisivat “tehty väärin”, vaan siksi, että ne jäävät usein huomioimatta toisessa järjestelmässä.

Tyypillisiä tilanteita:

• manuaalisesti kirjatut suoritukset (esim. pankkisiirrot, virikemaksut)
• kohdistumattomat viitemaksut
• manuaaliset maksukohdistukset
• liikamaksujen käsittely käsin

Miksi tämä sotkee täsmäytystä:Jos manuaalinen suoritus kirjataan myClubissa maksusuoritukseksi, mutta kirjanpidossa sitä käsitellään eri tavalla (tai sitä ei huomioida tilityserissä), myyntisaamiset ja tulot “ajautuvat eri rytmiin”. Suosituksena on, että manuaalinen maksukirjaus kirjataan aina myClubissa maksusuorituksena, ja kirjanpidossa tiliöidään tiliotteelta myyntisaamistilille / maksuliikennetilille.

Pysyvä korjaus:

• Sopikaa tilitoimiston ja taloushallintoa hoitavien henkilöiden kanssa “yksi tapa” manuaalisten maksusuoritusten kirjauksille.
• Sopikaa rutiini: kuka tarkistaa ja kohdistaa mahdolliset kohdistumattomat viitesuoritukset tai kirjaa manuaalisesti tilisiirtoina tulleet maksusuoritukset.
• Huomioikaa, että manuaaliset maksukirjaukset tulee olla tehtynä ennen kirjanpidon aineiston muodostumista, jotta ne saadaan kirjattua vielä kyseiselle kuukaudelle.

Vinkki 3: Maksutapojen palvelumaksujen käsittely

Jos käytössä on esimerkiksi Paytrail tai virikemaksuja, on tärkeää huomioida maksutapojen palvelumaksujen käsittely.

Tarkista ainakin:

• tuleeko tilitys bruttona vai nettona (vähentääkö maksunvälittäjä kulut suoraan tilityksestä)

Miksi tämä sotkee täsmäytystä: myClubiin maksusuoritus kirjataan kokonaisuudessaan, jotta lasku saadaan merkittyä maksetuksi. Jos maksunvälittäjä tilittää seuralle maksusuorituksen nettona, summat eivät täsmää keskenään: näyttää siltä, että tilille on tullut vähemmän rahaa kuin myClubiin on kirjattuna.

Pysyvä korjaus:

• Täsmäytystä voi helpottaa, jos palveluntarjoajilta on mahdollista saada bruttotilitys ja palvelumaksut (transaktiot ja provisiot) laskutetaan erikseen ostolaskuna.
• Sopikaa selkeä rutiini palvelumaksujen kirjaamiseen ja käsittelyyn (kuka tekee, milloin ja mille tileille).

Vinkki 4: Myyntisaamistilin kirjaukset kirjanpito-ohjelmassa

Jos myyntisaamistili ei täsmää, on erittäin tärkeää tarkistaa myös kirjanpidon puoli: miltä myyntisaamistilin tapahtumat näyttävät, ja onko tilille kirjattu juuri se, mitä sinne kuuluu.

Tarkista kirjanpito-ohjelmasta:

• että kaikki myClubiin liittyvä maksuliikenne on kirjattu myyntisaamistilille (tai sovitulle maksuliikennetilille käytännön mukaan)
• Kaikki tiliotteiden tapahtumat on käsitelty kirjanpidossa (tiliotteet täsmäävät)
• että myyntisaamistilille ei ole kirjattu mitään muuta sellaista, mikä ei liity myClubiin (esimerkiksi muiden toimintojen myyntisaamisia, muita tilityksiä)

Miksi tämä on tärkeää:

Vaikka myClubin päässä kaikki olisi oikein, myyntisaamistili ei voi täsmätä, jos kirjanpidossa tilille on “valunut” sinne kuulumattomia kirjauksia tai myClubiin liittyviä tapahtumia on kirjattu osin muille tileille.

Pysyvä korjaus:

• Sopikaa tilitoimiston kanssa, että myClubiin liittyvillä tapahtumilla on selkeä tilipolku (mitkä kirjaukset menevät myyntisaamisiin, mitkä maksuliikennetilille, mitkä kulutilille).
• Jos tililtä löytyy “ylimääräisiä” tapahtumia, siivotkaa ne sovitulla tavalla oikeille tileille ja dokumentoikaa, miksi näin tehtiin – jotta sama ei toistu.

Ajantasaiset asetukset + yhteisesti sovittu prosessi = helppo täsmäytys

Kun myClubin ja kirjanpidon järjestelmän asetukset ovat linjassa, maksuton mentorointi on hyödynnetty ja tilitoimiston kanssa on yhteinen rutiini, täsmäytys ei katoa kokonaan – mutta se muuttuu kevyeksi tarkistukseksi. Ja mikä parasta: samaa asiaa ei tarvitse selvittää joka kuukausi alusta.

Tekstin on kirjoittanut Metti Pelkonen. Metti on kauppatieteiden maisteri (pääaineena johtaminen) sekä LCF Life Coach eli ratkaisukeskeinen valmentaja.
Tällä hetkellä hän toimii Tanssi- ja voimisteluseura Illusionin toiminnanjohtajana, Sport Momentumin asiantuntijana sekä myClub-mentorina. Metillä on pitkä ja vahva kokemus urheiluseurojen taloushallinnon prosesseista sekä seuratoiminnan strategisesta ja operatiivisesta kehittämisestä.
Hänen erityisosaamistaan ovat taloushallinnon selkeyttäminen, hallinnollisten prosessien sujuvoittaminen sekä vapaaehtoistoiminnan tukeminen kestävällä ja vaikuttavalla tavalla.