Kun kyseessä on Ilveksen kaltainen monilajiseura, hallinnon prosessien on toimittava saumattomasti. Kaija Hämelahti Ilves ry:stä jakoi kokemuksiaan myClubin järjestämässä seminaarissa siitä, miten myClubin käyttöönotto muutti seuran taloushallinnon ja viestinnän kertaheitolla tehokkaammaksi.

Urheiluseuran pyörittäminen vaatii valtavan määrän näkymätöntä työtä: jäsenrekisterin ylläpitoa, laskutusta, viestintää ja toiminnan koordinointia. Ilves ry:ssä tunnistettiin tarve uudistaa seurahallinnon ja taloushallinnon prosessit kokonaisvaltaisesti – ja avuksi valikoitui myClub.

Lähtökohtana tarve selkeydelle

Ennen nykyistä järjestelmää seuralla oli käytössään useita eri ohjelmistoja ja lähes sata erillistä pankkitiliä. Tavoitteena oli siirtyä malliin, jossa taloushallinto on keskitettyä ja läpinäkyvää.

myClubin rooli tässä kokonaisuudessa on keskeinen: se toimii sujuvana rajapintana seuran ja jäsenten välillä.

myClubin tärkeimmät hyödyt arjessa

Kaija Hämelahti nostaa esiin useita ominaisuuksia, jotka ovat helpottaneet sekä toimihenkilöiden että jäsenten arkea:

• Ajantasainen jäsenrekisteri: Kaikki tieto on yhdessä paikassa, ja jäsenten tietojen hallinta on vaivatonta.
• Tehokas viestintä: Joukkueenjohtajat voivat viestiä suoraan myClubin kautta, jolloin viestit tavoittavat oikeat henkilöt ilman sähköpostirumbaa tai WhatsApp-ketjuja.
• Laskutus ja maksunseuranta: Automaatio hoitaa suuren osan työstä. Järjestelmä seuraa maksuja ja lähettää tarvittaessa muistutukset, mikä vähentää manuaalista työtä merkittävästi.
• Toimihenkilöroolien hallinta: Ilveksellä on satoja toimihenkilöitä, joten selkeät roolit ja oikeudet ovat välttämättömiä. Jokaisella on pääsy juuri siihen tietoon, jota hän tehtävässään tarvitsee.

Käyttöönotto on yhteistyötä

Onnistunut käyttöönotto vaatii huolellista suunnittelua. Ilveksessä prosessi vietiin läpi tiiviissä yhteistyössä myClubin mentoreiden kanssa.

Alussa määriteltiin kuntoon keskeiset perusasiat, kuten jäsentasot, kirjanpitotilit ja ryhmärakenne. Ilves hyödynsi myös muiden suurten seurojen kokemuksia ja vinkkejä järjestelmän tehokkaaseen käyttöön. Lisäksi myClubin tekninen tuki saa kiitosta nopeasta ja asiantuntevasta avusta.

Eroon kymmenistä pankkitileistä

Käyttöönoton myötä Ilves uudisti samalla taloushallintonsa. Aiemmin seuralla oli suuri määrä tilejä ja hajautunut hallintomalli, mutta myClubin myötä kokonaisuus selkeytyi.

Laskutuksen ja taloushallinnon automaatio vapauttaa nyt resursseja varsinaiseen toimintaan.

Taloushallinnon kokonaiskustannuksia tarkasteltiin huolellisesti, ja myClub integraatioineen osoittautui parhaaksi ratkaisuksi. Vaikka muutos vaati aluksi panostusta, kokonaisuus saatiin onnistuneesti käyttöön.

Automaatioilla eroon turhasta näpyttelystä

Yksi seurahallinnon suurimmista aikasyöpöistä on perinteisesti ollut tietojen päivittäminen useaan eri paikkaan. myClubin ja Palloliiton Pelipaikka-palvelun välinen integraatio on poistanut tämän ongelman.

Aiemmin seuralla on kulunut jopa kymmenen henkilön työpanos tietojen manuaaliseen, aikaavievään ja virhealttiiseen päivittämiseen Palloliiton järjestelmään. Lisäksi toimiston henkilöstö on osallistunut tietojen siirtoon omien tehtäviensä ohella.

Kaija kuvailee integraatiota erinomaiseksi ja korostaa sen tuomaa merkittävää ajansäästöä

Joukkueviestintään selkeyttä

myClubin käyttöönoton myötä viestintä on uudistunut täysin Ilveksen joukkueissa. Joukkueet eivät lähetä omien sähköpostien kautta enää mitään viestejä. Myös Whatsapp-ryhmien käyttö on lopetettu. Tämän avulla ollaan pystytty pienentämään ihmisten kuormitusta. Joukkueiden viestintä on myös pystytty antamaan pelkästään joukkueen toimihenkilöiden käsiin. Tämä on helpottanut toimiston työtä paljon.

Miksi valita kokonaisvaltainen ratkaisu?

Ilveksen kokemus osoittaa, että kun jäsenhallinto, talous ja lajiliittointegraatiot toimivat saumattomasti yhdessä, vapautuu seurassa energiaa olennaiseen.

Hallinto ei ole enää erillinen saareke, vaan sujuva palvelu, joka tukee urheilutoimintaa jokaisella tasolla.

Katso Kaijan koko esiintyminen täältä