Miksi urheiluseurojen tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia?

Vaikka urheiluseuratoiminta on usein vapaaehtoispohjaista ja treenit, pelit ja leirit järjestetään vapaa-ajalla, eivät seurat ole vapaita GDPR:n vaatimusten noudattamisesta. Päin vastoin. Urheiluseurat ovat jäsenrekisterin pitäjiä ja täten vastuussa jäseniensä henkilötietojen lainmukaisesta säilyttämisestä. Syitä noudattaa tietosuoja-asetusta on lukuisia:

  1. Urheiluseuroilla tulee aina olla ajantasainen jäsenrekisteri, mitä edellytetään jo yhdistyslaissa. Rekisterin tulee sijaita turvallisessa paikassa; ei esimerkiksi ruutupaperilla tai sihteerin koneella Excel-tiedostossa.
  1. Urheiluseura on vastuussa jäsenilleen, että tietosuoja-asiat ovat kunnossa. GDPR on tehty yksilöiden oikeuksia silmällä pitäen, joten seurojen tulee kunnioittaa asetuksen vaatimuksia.
  1. Seuran jäsenillä on oikeus määritellä, mitä tietoja hänestä näytetään sisäisesti seurassa ja julkisesti. Urheiluseura ei voi siis päättää, että kaikkien sen jäsenten nimet, kuvat, puhelinnumerot, osoitteet jne. näytetään seuran sivuilla, josta niitä voivat tarkastella kaikki internet-yhteyden omaavat henkilöt.
  1. Urheiluseuran vastuuhenkilöiden on noudatettava tietosuojakäytänteitä muun muassa tiedotuksen, laskutuksen ja maksujen seurannan yhteydessä. Esimerkiksi rahastonhoitaja ei voi julkaista tai lähettää seuran jäsenten henkilö- tai maksutietoja sisältäviä dokumentteja sähköpostilla tai pikaviestipalveluilla kaikkien joukkueen tai ryhmän jäsenten nähtäviksi ilman asianosaisten suostumusta.
  1. Jäsenellä on myös oikeus siihen, että hänen henkilötietonsa poistetaan seuran jäsenrekisteristä hänen lopetettua harrastamisen seurassa. Tiedot eivät saa jäädä roikkumaan rekisteriin.
  1. Vastuu GDPR:n noudattamisesta on todella seuralla itsellään. Vastuu ei ole lajiliitolla, jäsenillä, joukkueilla tai ulkoisilla toimijoilla. Urheiluseuran tulee itse varmistaa, että se käyttää asianmukaisia ja turvallisia keinoja jäsentietojensa hallinnassa.
  1. Välinpitämättömyys voi todellakin tulla kalliiksi. GDPR:n noudattamattomuudesta säädetyt rangaistukset koskevat myös urheiluseuroja.

Vastuullinen urheiluseura säilyttää jäsentietojaan ja hallitsee seuratoimintaansa turvallisessa jäsenpalvelussa. Tämä ei tarkoita sitä, seuran tarvitsee tuhlata rahaa kankeaan ja vaikeakäyttöiseen palveluun. myClub on suomalainen urheiluseurojen tarpeisiin suunniteltu palvelu, jota käyttää jo yli 400 urheiluseuraa ja 200 000 käyttäjää. myClubin kehityksen kärkiteemat ovat juuri turvallisuus ja käyttäjäystävällisyys. Näin mahdollistuu parempi urheiluseuratoiminta toimiston puolella, jolloin itse liikunnasta ja urheilusta päästään nauttimaan 100 %:sti.

Miten Sinun seurassasi hoidetaan jäsenrekisteriä, laskutusta, tapahtumahallintaa ja tiedotusta? Ovatko seurasi jäsenten henkilötiedot varmasti turvassa? Tilaa myClub seurallesi tai kysy ilmaista esittelyä myynti@myclub.fi