Urheiluseuran arjessa on paljon tekemistä, joka ei näy kentällä. Ilmoittautumiset, jäsenrekisteri, laskutus, viestintä, ryhmien hallinta, tapahtumat ja raportit muodostavat kokonaisuuden, jonka pitäisi tukea seuran ydintehtävää: laadukkaan harrastus- ja urheilutoiminnan järjestämistä.

Mitä tapahtuu, jos seurahallinto alkaa viedä liikaa aikaa itse toiminnalta?

Tähän kysymykseen lean-ajattelu tarjoaa hyödyllisen näkökulman. Lean-ajattelun tavoitteena on tuottaa mahdollisimman paljon arvoa mahdollisimman vähällä turhalla työllä. Sen ytimessä ovat käyttäjän tarpeen ymmärtäminen, hukan tunnistaminen ja poistaminen, työn sujuvoittaminen sekä jatkuva parantaminen.

Urheiluseurassa lean-ajattelu auttaa katsomaan hallintoa uudesta näkökulmasta. Ensin ei kysytä, mitä kaikkea järjestelmällä voidaan tehdä, vaan: kenelle seura tuottaa arvoa ja millaista arvoa seuran arjen pitäisi tuottaa?

Seurahallinnon tehtävä ei ole lisätä hallintoa

Urheiluseuroissa puhutaan usein järjestelmistä, työkaluista ja yksittäisistä toiminnoista. Miten laskutus tehdään? Miten ilmoittautumiset kerätään? Mistä jäsentiedot löytyvät? Miten viestitään?

Nämä ovat tärkeitä kysymyksiä, mutta lean-näkökulmasta ne eivät ole ensimmäisiä kysymyksiä. Ensin kannattaa pysähtyä pohtimaan, mitä arvoa näiden asioiden pitäisi tuottaa ja kenelle.

Seurahallinnon tehtävä ei ole tuottaa lisää hallintoa, vaan mahdollistaa sujuva, laadukas ja toimiva seuratoiminta. Mitä paremmin hallinto tukee arkea, sitä enemmän aikaa ja energiaa jää harjoituksiin, tapahtumiin, valmennukseen, vapaaehtoisten tukemiseen ja jäsenten palvelemiseen.

Kuka on urheiluseuran asiakas?

Yritysmaailmassa lean-ajattelun lähtökohtana on usein asiakkaan kokema arvo. Urheiluseurassa “asiakas” ei kuitenkaan ole vain yksi henkilö tai ryhmä. Arvoa tuotetaan monelle eri kohderyhmälle: jäsenille, harrastajille, huoltajille, valmentajille, ohjaajille, joukkueenjohtajille, rahastonhoitajille, vapaaehtoisille, työntekijöille, urheilujohdolle ja hallitukselle.

Jokaisella ryhmällä on hieman erilaiset tarpeet. Harrastaja tai huoltaja haluaa löytää oikean ryhmän, ilmoittautua helposti, tietää harjoitusajat, ymmärtää maksut ja saada ajantasaista tietoa. Valmentaja tarvitsee osallistujalistan, huoltajien yhteystiedot ja helpon tavan viestiä ryhmälleen. Joukkueenjohtaja tarvitsee keinon hallita tapahtumia, viestintää, ilmoittautumisia ja laskutusta ilman, että tieto on hajallaan sähköposteissa, Excel-taulukoissa ja viestiryhmissä.

Seuran hallinto puolestaan tarvitsee kokonaiskuvan. Mikä on seuran jäsenmäärä? Paljonko on ryhmien täyttöaste? Mihin toimintaan kannattaa panostaa seuraavaksi?

Kun näitä tarpeita katsotaan yhdessä, huomataan nopeasti yksi asia: toimiva seurahallinto tuottaa arvoa monelle käyttäjälle yhtä aikaa.

Arvo syntyy sujuvuudesta

Seuratoiminnassa arvo näkyy usein sujuvuutena, selkeytenä ja luotettavuutena. Arvoa ei synny siitä, että käytössä on mahdollisimman paljon toimintoja. Arvoa syntyy siitä, että oikeat asiat hoituvat oikein, oikeaan aikaan ja mahdollisimman vähällä turhalla työllä.

Tämä on tärkeä näkökulma myös jäsenjärjestelmän käyttöön. myClub-järjestelmästä saa eniten hyötyä silloin, kun ominaisuuksia ei oteta käyttöön vain siksi, että ne ovat olemassa. Parempi kysymys on: mitä arjen ongelmaa tämä toiminto ratkaisee?

Kun tarve on selvä, järjestelmästä tulee aidosti toimintaa helpottava ja lisäarvoa tuottava työkalu.

Aloita tarpeista, älä ominaisuuksista

Moni seura tunnistaa tilanteen, jossa hallinto on kasvanut vuosien varrella kerros kerrokselta. Exceleitä jäsenistä, laskuista ja tapahtumista. Lomakkeita, viestiketjuja ja yksittäisten ihmisten muistissa olevaa tietoa.

Kun tällaiseen tilanteeseen tuodaan uusi järjestelmä, houkutus on siirtää vanhat toimintatavat sellaisenaan uuteen paikkaan. Silloin vaarana on, että järjestelmä ei kevennä hallintoa, vaan digitalisoi vanhan monimutkaisuuden.

Lean-ajattelu kannustaa pysähtymään ennen tekemistä: mitä tietoa oikeasti tarvitaan, kuka sitä käyttää ja milloin tiedon tulee olla saatavilla?

Tällaiset kysymykset auttavat erottamaan arvon ja tottumuksen toisistaan. Kaikkea, mitä on aina tehty, ei välttämättä tarvitse tehdä jatkossa samalla tavalla.

myClubin käyttöönottoa tai kehittämistä kannattaa siksi lähestyä toimintatapojen kautta. Ensin kirkastetaan, miten seuran arjen halutaan toimivan. Sen jälkeen myClubin ilmoittautumiset, jäsenrekisteri, ryhmät, tapahtumat, viestintä ja laskutus voidaan rakentaa tukemaan tätä yhteistä toimintatapaa. Käyttöönotossa ja prosessien kehittämisessä tukena ovat myClub-mentorit, joiden kanssa seura voi etsiä yhdessä arkea parhaiten tukevia ratkaisuja.

Esimerkki: harrastajan ilmoittautuminen

Ilmoittautuminen voi näyttää yksinkertaiselta asialta: tehdään lomake, johon jäsen tai huoltaja täyttää tiedot. Lean-näkökulmasta ilmoittautuminen on kuitenkin osa laajempaa arvoketjua.

Jäsen tai huoltaja haluaa löytää oikean ryhmän, ymmärtää mitä toiminta sisältää, nähdä hinnan, ilmoittautua helposti ja saada varmuuden siitä, että ilmoittautuminen meni perille. Valmentaja haluaa tietää, ketkä ovat tulossa mukaan. Seuran toimisto haluaa, että jäsenen tiedot tallentuvat oikein, ryhmäpaikat pysyvät ajan tasalla ja laskutus voidaan automatisoida. Urheilujohto tai hallitus voi puolestaan tarvita tietoa siitä, mitkä ryhmät täyttyvät, missä on kasvua ja missä tarvitaan lisää ohjaajia.

Sama prosessi tuottaa siis arvoa monelle käyttäjälle, jos se on suunniteltu hyvin.

myClubissa ilmoittautuminen voidaan nähdä juuri tällaisena kokonaisuutena. Kun ilmoittautuminen, jäsenrekisteri, ryhmään liittäminen, tapahtumat, viestintä ja laskutus kytkeytyvät samaan järjestelmään, tieto liikkuu sujuvammin prosessin vaiheesta toiseen. Jäsenen ei tarvitse ilmoittaa samoja tietoja moneen kertaan, valmentaja näkee ajantasaisen ryhmänsä ja toimiston manuaalinen työ vähenee.

Jos ilmoittautuminen taas on irrallinen lomake, jonka tiedot siirretään käsin toiseen paikkaan, syntyy helposti virheitä, viivettä ja turhaa työtä. Lean-ajattelun näkökulmasta tämä on hukkaa, jota kannattaa vähentää.

Kolme kysymystä seuralle

Jos seura haluaa lähteä kehittämään hallintoaan lean-ajattelun avulla, hyvä alku on kysyä kolme kysymystä.

1. Kenelle tämä prosessi tuottaa arvoa?

2. Mikä on tärkein arvo, jonka prosessin pitää tuottaa?

3. Mitä turhaa olemme rakentaneet prosessin ympärille?

Kun nämä kohdat tunnistetaan, seura voi alkaa vähentää päällekkäistä työtä ja hyödyntää myClubia järjestelmällisemmin arjen sujuvoittamiseen.

Lopuksi: ensin arvo, sitten prosessit ja ominaisuudet

Lean-ajattelu alkaa siitä, että ymmärretään, kenelle urheiluseurassa halutaan tuottaa arvoa ja millä tavalla. Kun arvo kirkastuu, myös hallinnon kehittäminen muuttuu selkeämmäksi.

Silloin järjestelmää ei käytetä vain yksittäisten tehtävien hoitamiseen, vaan koko seuran arjen sujuvoittamiseen.

myClub auttaa seuraa viemään tämän ajattelun käytäntöön. Kun ilmoittautumiset, jäsenrekisteri, ryhmät, tapahtumat, viestintä ja laskutus toimivat samassa kokonaisuudessa, seura voi vähentää turhaa käsityötä, parantaa tiedon ajantasaisuutta ja tehdä seuratoiminnasta selkeämpää kaikille osapuolille.

Mentorin kolme vinkkiä myClubin käyttöön

💡 Automaattisesti päivittyvänä jäsenlistana toimivat parhaiten kokoelmat. Kokoelmasta saat myös kuukausittaisen raportin, jolloin voit helposti tarkastella jäsenmäärää verrattuna esimerkiksi aikaisempaan vuoteen tietyssä vaiheessa kautta.

💡 Päällekkäistä työtä voidaan vähentää jaetuilla viesti-, tapahtuma- ja kurssipohjilla.

💡 Tärkeisiin infoihin kannattaa hyödyntää materiaalipankkia tai pysyvää tiedotetta, jotka löytyvät helposti myös sovelluksesta.

Lopulta kyse ei ole vain hallinnon tehostamisesta. Kyse on siitä, että seuran ihmisille vapautuu enemmän aikaa siihen, mikä on kaikkein tärkeintä: laadukkaan toiminnan luomiseen jäsenille, harrastajille ja koko seurayhteisölle.

Tekstin on kirjoittanut Metti Pelkonen. Metti on kauppatieteiden maisteri (pääaineena johtaminen) sekä LCF Life Coach eli ratkaisukeskeinen valmentaja.

Tällä hetkellä hän toimii Tanssi- ja voimisteluseura Illusionin toiminnanjohtajana, Sport Momentumin asiantuntijana sekä myClub-mentorina. Metillä on pitkä ja vahva kokemus urheiluseurojen taloushallinnon prosesseista sekä seuratoiminnan strategisesta ja operatiivisesta kehittämisestä.

Hänen erityisosaamistaan ovat taloushallinnon selkeyttäminen, hallinnollisten prosessien sujuvoittaminen sekä vapaaehtoistoiminnan tukeminen kestävällä ja vaikuttavalla tavalla.