Urheiluseuran arjessa tapahtuu jatkuvasti paljon asioita. Uusia harrastajia ilmoittautuu mukaan, harjoitukset pyörivät, jäseniä laskutetaan, tiedotetaan ja tehdään erilaisia päätöksiä. Suuri osa yksittäisistä tehtävistä on pientä ja nopeaa "sälää", mutta yhdessä ne muodostavat prosesseja, joissa voidaan tarvita eri henkilön työpanosta.

Edellisessä kirjoituksessa tarkastelimme hukkaa eli työtä, joka kuluttaa aikaa, mutta ei lisää käyttäjän kokemaa arvoa. Hukan vähentäminen on tärkeä askel, mutta se ei vielä yksin takaa työn sujuvuutta.

Vaikka kaikki prosessin vaiheet olisivat tarpeellisia, työ voi silti pysähtyä niiden välissä.

Tällaisia pysähdyksiä voi olla esimerkiksi:

• harjoitusvuorot odottavat vahvistusta
• laskutus odottaa osallistujalistaa
• harrastaja odottaa tietoa harjoitusaikatauluista tai
• joukkueenjohtaja ei pääse päivittämään tapahtumaa puuttuvien käyttöoikeuksien vuoksi

Lean-ajattelussa työn virtauksella tarkoitetaan sitä, että työ etenee vaiheesta toiseen mahdollisimman sujuvasti ilman tarpeetonta odottamista, keskeytyksiä ja edestakaista siirtelyä.

Miten tunnistaa, ettei työ virtaa?

Työn pysähtymistä ei aina huomata tai tunnisteta. Se saattaa näyttäytyä jatkuvana kiireenä tai ihmisten kuormittumisena. Siitä on voinut muodostua normaali toimintatapa, jota voi olla haastava arjessa tunnistaa.

Virtauksen ongelmista voivat kertoa esimerkiksi seuraavat tilanteet:

• asioiden etenemistä täytyy kysellä toistuvasti
• työtehtävän eteneminen odottaa hyväksyntää tai päätöstä
• vain yksi henkilö osaa hoitaa tietyn tehtävän
• tehtävä palautuu edelliseen vaiheeseen korjattavaksi
• jäsen tai toimihenkilö joutuu kysymään, mitä seuraavaksi tapahtuu
  sähköpostissa ja keskusteluissa muistutellaan tekemättömistä tehtävistä.

Yksittäinen viive ei vielä tarkoita, että prosessi olisi huono. Jos samat asiat kuitenkin pysähtyvät jatkuvasti samoihin kohtiin, kyseessä on todennäköisesti pullonkaula.

Mikä on pullonkaula?

Pullonkaula on prosessin vaihe, joka rajoittaa koko prosessin etenemistä.

Pullonkaula voi olla esimerkiksi henkilö, päätös, tieto, järjestelmä tai yhteinen toimintatapa. Se ei tarkoita, että joku tekisi työnsä huonosti – usein yhdelle henkilölle on vain kertynyt enemmän vastuuta kuin hänellä on aikaa tai mahdollisuuksia hoitaa.

Urheiluseurassa pullonkaula voi syntyä esimerkiksi silloin, kun:

• kaikki tapahtumat tarvitsevat yhden ja saman henkilön hyväksynnän
• laskutus on yhden henkilön varassa
• vain yksi pääkäyttäjä voi tehdä tarvittavan muutoksen
• laskutustietoja, kuten osallistujatiedot tulee toimittaa erikseen toimistolle
• päätökselle ei ole määritelty selkeää vastuuhenkilöä
• toimihenkilö ei tiedä, missä vaiheessa tehtävä on.

Pullonkaulan kohdalla työt alkavat kasaantua. Sen jälkeen prosessin muut vaiheet joko odottavat tai yrittävät kiertää ongelman uusilla kyselyillä ja selvityksillä.

Tästä syntyy helposti lisää hukkaa.

Kiire ei aina kerro suuresta työmäärästä

Seurassa voi olla jatkuva kiire, vaikka yksittäisiä tehtäviä ei olisi määrällisesti poikkeuksellisen paljon. Kiireen tunne voi syntyä siitä, että keskeneräisiä asioita on samanaikaisesti liikaa.

Kun useita asioita käynnistetään mutta mikään ei valmistu, toimihenkilöt joutuvat vaihtamaan jatkuvasti tehtävästä toiseen. Samalla täytyy muistaa, missä vaiheessa kukin asia on ja keneltä odotetaan seuraavaa toimenpidettä.

Seuran johdon kannattaakin tarkastella tehtävien määrän lisäksi keskeneräisen työn määrää ja pohtia, miksi tehtävät eivät etene? Ovatko kaikki kesken olevat asiat aidosti tärkeitä tässä hetkessä?

Työn virtausta voidaan usein parantaa tekemällä vähemmän asioita samanaikaisesti ja viemällä aloitetut tehtävät loppuun ennen uusien käynnistämistä.

Esimerkki: uuden harrastajan ilmoittautuminen

Uuden harrastajan aloittaminen seurassa on hyvä esimerkki prosessista, joka kulkee usean vaiheen ja roolin kautta. Tähän prosessiin jää helposti monia välivaiheita, jos toimitaan, kuten ollaan aina ennenkin totuttu toimimaan.

Tällöin prosessi voi edetä esimerkiksi näin:

1. Harrastaja täyttää verkkolomakkeen seuran nettisivuilla.
2. Lomakkeen tiedot tulevat seuran työntekijän sähköpostiin.
3. Työntekijä välittää tiedot valmentajalle.
4. Valmentaja vahvistaa sähköpostitse, että ryhmässä on tilaa.
5. Työntekijä kirjaa harrastajan jäsenrekisteriin.
6. Joukkueenjohtaja lähettää harjoitusohjeet.
7. Rahastonhoitajalle ilmoitetaan erikseen laskutuksesta.

Jokainen vaihe voi olla tarpeellinen, mutta prosessi sisältää paljon siirtoja, odottamista ja mahdollisuuksia virheisiin.

Harrastajan näkökulmasta prosessi ei ole valmis silloin, kun lomake on lähetetty. Se on valmis vasta, kun hän tietää, onko paikka vahvistettu, milloin harjoitukset alkavat ja mitä hänen pitää tehdä seuraavaksi.

myClubin kursseja ja automaatiota hyödyntämällä prosessi voi näyttää myös tältä:

1. Harrastaja löytää ryhmän seuran nettisivuilta, joka ohjaa suoraa myClubin ilmoittautumissivulle.
2. Harrastaja täyttää ilmoittautumislomakkeen valittuun ryhmään, jossa on tilaa.
3. Lasku, ilmoittautumisvahvistus sekä harjoitusohjeet saapuvat harrastajalle automaattisesti sähköpostitse.
4. Tieto uudesta harrastajasta tulee sähköpostitse valituille henkilöille (esimerkiksi valmentajalle ja rahastonhoitajalle).

Mentorin kolme vinkkiä

💡 Tehkää työn eteneminen näkyväksi

Kuvatkaa yksi tärkeä prosessi vaihe vaiheelta. Merkitkää näkyviin myös vastuut, päätökset ja kohdat, joissa työ tavallisesti odottaa.

Prosessia ei tarvitse kuvata täydellisesti. Tärkeintä on muodostaa yhteinen käsitys siitä, miten työ todellisuudessa etenee.

💡 Antakaa vastuun mukana tarvittavat valtuudet

Jos henkilön odotetaan hoitavan tehtävä itsenäisesti, varmistakaa, että hänellä on myös tarvittava osaaminen, tieto ja käyttöoikeudet.

Tehtävän ei pitäisi pysähtyä joka kerta siihen, että joku toinen henkilö tekee pienen muutoksen tai antaa rutiininomaisen hyväksynnän.

💡 Rajoittakaa keskeneräisen työn määrää

Älkää käynnistäkö jatkuvasti uusia tehtäviä, jos aiemmat asiat odottavat vielä valmistumista.

Sopikaa, mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä, viekää ne loppuun ja käynnistäkää uusia kokonaisuuksia hallitusti. Valmis työ tuottaa arvoa – keskeneräinen työ kuormittaa jokaista.

Sujuva prosessi näkyy myös jäsenelle

Työn virtauksen parantamisen tarkoituksena ei ole ainoastaan tehostaa seuran sisäistä hallintoa.

Sujuva prosessi näkyy jäsenelle nopeampana palveluna, selkeämpänä viestintänä ja varmuutena siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Toimihenkilölle se näkyy vähäisempänä kyselynä, selkeämpinä vastuina ja pienempänä keskeneräisten asioiden määränä.

Kun työ etenee ilman tarpeetonta odottamista, seuran aikaa ei kulu asioiden perään kyselemiseen tai prosessin jatkuvaan käynnistämiseen uudelleen.

Lean-ajattelussa prosessi ei kuitenkaan tule koskaan lopullisesti valmiiksi. Toiminta, ihmiset ja tarpeet muuttuvat. Seuraava kysymys onkin: miten seurassa rakennetaan tapa, jolla toimintaa arvioidaan ja parannetaan jatkuvasti?

Tekstin on kirjoittanut Metti Pelkonen. Metti on kauppatieteiden maisteri (pääaineena johtaminen) sekä LCF Life Coach eli ratkaisukeskeinen valmentaja.

Tällä hetkellä hän toimii Tanssi- ja voimisteluseura Illusionin toiminnanjohtajana, Sport Momentumin asiantuntijana sekä myClub-mentorina. Metillä on pitkä ja vahva kokemus urheiluseurojen taloushallinnon prosesseista sekä seuratoiminnan strategisesta ja operatiivisesta kehittämisestä.

Hänen erityisosaamistaan ovat taloushallinnon selkeyttäminen, hallinnollisten prosessien sujuvoittaminen sekä vapaaehtoistoiminnan tukeminen kestävällä ja vaikuttavalla tavalla.