Urheiluseuran arjessa toimii paljon ihmisiä erilaisissa rooleissa. Valmentajat, joukkueenjohtajat, seuran työntekijät ja vapaaehtoiset hoitavat tehtäviään usein hyvin itsenäisesti. Vaikka roolit ovat erilaisia, niiden arkeen kuuluu paljon samankaltaisia tehtäviä. Tapahtumia, ilmoittautumisia, tiedotteita ja erilaisia ohjeita luodaan eri puolilla seuraa. Ilman yhteisiä toimintatapoja sama työ saatetaan tehdä monta kertaa.

Lean-ajattelun tavoitteena on tuottaa mahdollisimman paljon arvoa mahdollisimman vähällä turhalla työllä. Sen ytimessä ovat käyttäjien tarpeiden ymmärtäminen, hukan tunnistaminen ja poistaminen, työn sujuvoittaminen sekä jatkuva parantaminen.

Hukka ei urheiluseurassa yleensä johdu siitä, että ihmiset tekisivät työnsä huonosti. Sitä syntyy, kun tieto, vastuut ja toimintatavat eivät muodosta yhtenäistä kokonaisuutta.

Sama asia tehdään usein monta kertaa, koska:

• tietoa säilytetään useassa paikassa
• ei tiedetä, mikä tieto on ajantasainen
• yhteisiä pohjia ja toimintatapoja ei ole sovittu
• järjestelmän rinnalle on jäänyt vanhoja lomakkeita, taulukoita ja viestintäkanavia
• vastuu tiedon ylläpitämisestä on epäselvä.

Mitä hukka tarkoittaa urheiluseurassa?

Lean-ajattelussa hukalla tarkoitetaan työtä, joka kuluttaa aikaa ja resursseja mutta ei lisää käyttäjän kokemaa arvoa.

Tämä ei tarkoita, että kaikki hallinnollinen työ olisi turhaa. Esimerkiksi jäsenrekisterin ylläpito, laskutus, raportointi ja tietosuojasta huolehtiminen ovat välttämättömiä tehtäviä. Hukka löytyy useammin siitä, miten työ tehdään.

Hallinnollista työtä voidaan tarkastella jakamalla tehtävät kolmeen kategoriaan.

Arvoa tuottava työ auttaa harrastajaa, jäsentä tai toimihenkilöä saavuttamaan tavoitteensa. Harrastaja saa tarvitsemansa tiedon, pystyy ilmoittautumaan toimintaan tai valmentaja näkee ajantasaisen osallistujalistan.

Välttämätön tukityö ei aina näy suoraan harrastajalle, mutta mahdollistaa seuran toiminnan. Tähän kuuluvat esimerkiksi kirjanpidon täsmäytykset, jäsenrekisterin ylläpito ja tietosuojasta huolehtiminen.

Poistettavissa oleva hukka on työtä, joka ei tuota lisäarvoa. Sitä ovat esimerkiksi saman tiedon kopioiminen, tietojen etsiminen, automatisoitavissa oleva manuaalinen työ ja virheiden korjaaminen.

Tavoitteena ei siis ole poistaa kaikkea hallintoa, vaan vähentää tarpeettomia työvaiheita.

Mistä hukka syntyy?

Yksi tavallisimmista hukan muodoista on päällekkäinen työ.

Sama jäsen saatetaan kirjata erilliselle lomakkeelle, Excel-taulukkoon ja jäsenrekisteriin. Sama kausi-info kirjoitetaan erikseen jokaiselle ryhmälle. Samankaltainen tapahtuma luodaan aina uudelleen, ja harjoitusajan muutos päivitetään useaan eri kanavaan.

Yksittäinen työvaihe voi tuntua pieneltä, mutta toistuessaan hukka kertaantuu nopeasti. Samalla kasvaa riski siitä, että eri paikoissa on keskenään ristiriitaista tietoa.

Toinen yleinen hukan muoto on tiedon etsiminen.

Missä uusin ohje on? Kuka ilmoittautui leirille? Onko harrastajille jo viestitty? Onko joukkue laskutettu?

Etsimiseen käytetty aika jää helposti näkymättömäksi. Usein ongelmana ei ole se, ettei tietoa olisi olemassa, vaan se, ettei tiedetä, mistä ajantasainen tieto löytyy.

Myös virheiden korjaaminen lisää työmäärää. Kun tietoa siirretään käsin paikasta toiseen, syntyy helposti kirjoitusvirheitä, puuttuvia tietoja ja vanhentuneita yhteystietoja. Yksi pieni virhe voi käynnistää uuden työketjun, johon kuuluu selvittämistä, viestien lähettämistä ja tietojen korjaamista.

Hukkaa syntyy myös silloin, kun työ on yhden ihmisen varassa. Prosessi voi pysähtyä, jos vain yksi henkilö osaa tehdä tehtävän, tarvittava käyttöoikeus puuttuu tai vastuu päätöksestä on epäselvä.

Samalla osaavien vapaaehtoisten ja työntekijöiden aikaa voi kulua osoitteiden kopioimiseen, samankaltaisten viestien kirjoittamiseen ja listojen yhdistelyyn, vaikka heidän arvokkain panoksensa voisi olla valmennuksessa, ihmisten kohtaamisessa tai toiminnan kehittämisessä.

Esimerkki: kauden aloitusviestintä

Kauden aloitus on hyvä esimerkki tilanteesta, jossa sama työ saatetaan tehdä seurassa monta kertaa.

Jokainen joukkueenjohtaja etsii edellisen kauden infoviestin, kopioi sen sähköpostista, muuttaa päivämäärät, lisää harjoitusajat ja maksutiedot sekä lähettää viestin omalle ryhmälleen. Samat tiedot voidaan tallentaa lisäksi yhteiseen kansioon ja jakaa vielä toisessa viestintäkanavassa.

Jos jokin tieto jää päivittämättä tai unohtuu viestistä, joukkueenjohtaja lähettää myöhemmin täydennysviestin. Jos seurassa on useita joukkueita ja ryhmiä, sama prosessi toistuu kymmeniä kertoja.

Yhteisesti sovitussa toimintamallissa seuralla voi sen sijaan olla:

• yhteinen viestipohja
• yksi paikka kauden yleisille ohjeille, kuten pysyvä tiedote tai materiaalipankki
• tapahtumat ja ajankohdat yhteisessä kalenterissa
• selkeästi sovittu ajantasaisen tiedon lähde
• määritelty vastuu tiedon ylläpitämisestä.

myClubin viestipohjia voidaan jakaa toimihenkilöiden käyttöön, jolloin toistuvia viestejä ei tarvitse rakentaa joka kerta alusta. Tapahtuma- ja kurssipohjilla voidaan puolestaan luoda toistuvia kokonaisuuksia yhtenäisillä asetuksilla.

Pohjan käyttäminen ei tarkoita persoonatonta viestintää. Se tarkoittaa, ettei jokaisen tarvitse kirjoittaa viestin yhteistä perusosaa uudelleen. Pohjaa voidaan aina täydentää ryhmälle sopivilla terveisillä, ohjeilla ja yksityiskohdilla.

Tieto kerran, käyttö monta kertaa

myClub ei vähennä hukkaa vain automatisoimalla yksittäisiä tehtäviä. Suurempi hyöty syntyy siitä, että kerran tallennettua tietoa voidaan hyödyntää prosessin eri vaiheissa.

Ilmoittautumistiedot muodostavat jäsenrekisterin ja osallistujalistat. Ryhmät määrittävät, keille tapahtumat ja viestit näkyvät. Tapahtuma kokoaa yhteen ajan, paikan, osallistujat ja tapahtumaa koskevan viestinnän. Yhteiset pohjat vähentävät toistuvaa työtä, ja pysyvät tiedotteet sekä materiaalipankki tarjoavat tiedolle löydettävän kotipaikan.

On kuitenkin tärkeää muistaa, ettei yksittäinen järjestelmän ominaisuus poista hukkaa itsestään.

Ensin täytyy sopia yhteinen toimintatapa: missä tietoa ylläpidetään, kuka vastaa sen ajantasaisuudesta ja miten muita kanavia käytetään. Muuten uuden työkalun rinnalle voi syntyä vain jälleen yksi uusi tiedon säilytyspaikka.

Mentorin kolme vinkkiä

1) Valitkaa ensisijainen tiedon lähde

Sopikaa esimerkiksi, että tapahtumien ajat, paikat ja tapahtumia koskevat ohjeet ylläpidetään aina myClubissa.

Muissa kanavissa voidaan muistuttaa tapahtumasta ja ohjata ihmiset ajantasaisen tiedon äärelle, mutta samaa tietoa ei ylläpidetä erikseen useassa paikassa.

2) Tehkää toistuvasta työstä yhteiset pohjat

Luokaa yleisimmille viesteille, tapahtumille ja kursseille seuran yhteiset pohjat.

Nimetkää ne selkeästi ja sopikaa, missä tilanteissa niitä käytetään. Hyvä pohja nopeuttaa työtä, vähentää virheitä ja auttaa varmistamaan, että kaikki olennainen tulee huomioiduksi.

3) Kouluttakaa toimihenkilöt hyödyntämään yhteisiä toimintatapoja

Huolehtikaa, että seuran toimihenkilöt osaavat käyttää myClubin ominaisuuksia sujuvasti ja löytävät yhteiset pohjat helposti.

Pelkkä ominaisuuksien tunteminen ei kuitenkaan riitä. Toimihenkilöiden täytyy myös tietää, mitä yhteisiä toimintatapoja seurassa on sovittu ja miksi niitä noudatetaan.

Vähemmän hallintoa, enemmän aikaa ihmisille

Hukan vähentämisen tarkoituksena ei ole tehdä seuratoiminnasta kasvotonta suorittamista tai mahdollisimman automatisoitua.

Tarkoituksena on poistaa työvaiheita, jotka vievät ihmisten aikaa mutta eivät paranna jäsenen, harrastajan tai toimihenkilön kokemusta.

Kun tietoa ei tarvitse jatkuvasti kopioida, etsiä ja korjata, aikaa vapautuu toiminnan kehittämiseen ja ihmisten kohtaamiseen. Samalla työ alkaa virrata sujuvammin organisaation läpi.

Seuraava kysymys onkin: missä kohdissa työ edelleen pysähtyy, odottaa tai siirtyy tarpeettomasti ihmiseltä toiselle?

Tekstin on kirjoittanut Metti Pelkonen. Metti on kauppatieteiden maisteri (pääaineena johtaminen) sekä LCF Life Coach eli ratkaisukeskeinen valmentaja.

Tällä hetkellä hän toimii Tanssi- ja voimisteluseura Illusionin toiminnanjohtajana, Sport Momentumin asiantuntijana sekä myClub-mentorina. Metillä on pitkä ja vahva kokemus urheiluseurojen taloushallinnon prosesseista sekä seuratoiminnan strategisesta ja operatiivisesta kehittämisestä.

Hänen erityisosaamistaan ovat taloushallinnon selkeyttäminen, hallinnollisten prosessien sujuvoittaminen sekä vapaaehtoistoiminnan tukeminen kestävällä ja vaikuttavalla tavalla.