Espoon Jääurheilun Tuki ry ja sen viisi jäsenseuraa hoitavat harrastus-, kilpailu- ja pelivuorojensa hallinnoinnin kokonaisuudessaan myClubin avulla. Uusin muutos vuorohallinnan prosessiin oli Vuorosuunnittelun Halliyhtiötuen käyttöönotto.

“Helppous ja yksinkertaisuus oli tärkein syy, kun otimme myClubin Vuorosuunnittelun Hallityhtiötuen käyttöön”, kertoo Espoon Jääurheilun Tuki ry:n toiminnanjohtaja Ville Oura.

Espoon Jääurheilun Tuki ry:n (EJUT) ydintehtävä on sen jäsenseurojen olosuhteiden ja kilpailutoiminnan kehittäminen ja ylläpitäminen Espoossa. Yhdistys hallinnoi jäävuoroja viidessä hallissa ympäri Espoota: Espoonlahdessa, Laaksolahdessa, Leppävaarassa, Matinkylässä ja Tapiolassa. Kenttiä on yhteensä 11.

EJUTin rooli ja tehtävä espoolaisessa urheiluseuratoiminnassa on todella merkittävä, sillä sen alaisissa jäsenseuroissa liikkuu ja urheilee yli 5 000 jäsentä. Mukaan mahtuu muun muassa luistelukoulua, harraste- ja kilpakiekkoa sekä taitoluistelua. Jäsenseurat ovat Blues Juniors, Espoon Jäätaiturit, Espoon Kiekkoseura, Espoon Palloseuran Jääkiekko ja Espoon Taitoluisteluklubi. Seurat koostuvat pitkälti yli sadasta joukkueesta tai ryhmästä.

Halleja, kenttiä, jäseniä, joukkueita, toimihenkilöitä ja muita sidosryhmiä siis riittää. Näin ollen on erittäin tärkeää, että urheiluseuratoiminnan yhtä tärkeintä osa-aluetta, olosuhteita, hallinnoidaan järjestelmällisesti, tehokkaasti ja helposti. myClubin Vuorosuunnittelun Halliyhtiötuki onkin helpottanut ja yksinkertaistanut sekä EJUTin että sen jäsenseurojen arkea huomattavasti.

Aiempi toimintatapa hallien ja vuorojen hallintaan koostui useammasta eri järjestelmästä ja exceleistä. Työmäärä oli selvästi suurempi ja virheitä sattui helpommin. Vaikka seurat ja niiden toimihenkilöt olivat pääosin tuttuja keskenään, toi useamman järjestelmän ja toimintatavan sekoitus haasteita päivittäiseen työhön.

“Kun joudut yhdenkin tiedon siirtämään eri järjestelmien välillä, niin inhimillinen virhe on aina mahdollinen. Myös laskutus on nyt paljon helpompaa ja tehokkaampaa. Enää ei tarvitse kaivella tietoja toisesta järjestelmästä ja kopioida tietoja toiseen, vaan koko prosessi hoituu helposti myClubilla”, Oura kertoo.

Vuorot kiertää ja seurat kiittää

Seuroille toiminnan helpottumisen lisäksi myClubin Vuorosuunnittelun Halliyhtiötuki ja erityisesti mahdollisuus laittaa vuoroja myyntiin tuo myös taloudellisia ja itse urheilutoimintaan liittyviä hyötyjä.

Jääurheiluseurojen joukkueet pelaavat säännöllisesti vieraspelejä, jolloin joukkueilta usein jää käyttämättä niille osoitettuja vuoroja. myClubin Vuorosuunnittelun Halliyhtiötuki mahdollistaa saumattoman prosessin vuorojen hallinnointiin ja kierrätykseen jäsenseurojen välillä. Mikäli tietty joukkue ei pääse käyttämään omaa vuoroaan, voi joukkue laittaa vuoron myyntiin. Myynnissä olevan vuoron voi varata mikä tahansa EJUTin jäsenseurojen joukkueista. Potentiaalisia ostajia on siis yli 100 muuta joukkuetta.

Tämä on todellinen win-win-tilanne: vuoronsa myyvä joukkue saa luonnollisesti rahat myymästään vuorosta ja vuoron ostava joukkue puolestaan lisää arvokasta harjoitteluaikaa. Vaikka jääurheilun olosuhteet ovatkin Espoossa viime vuosina parantuneet muun muassa uuden Matinkylän jäähallin myötä, on vuoroja edelleen usein liian vähän; erityisesti arki-illan niin sanotuista prime time -vuoroista on pulaa. Ouran mukaan joukkueilta toisille siirtyy viikoittain kymmeniä vuoroja eli käyttöasteita on todella saatu nostettua.

Vuorosuunnittelun Halliyhtiötuki pähkinänkuoressa

Palvelu sopii organisaatioille, joiden tehtävänä on hallinnoida ja myöntää vuoroja. EJUTin kaltaisten halliyhtiöiden lisäksi myös isot ns. emoseurat tai kaupungit voivat käyttää palvelua harrastusvuorojensa jakamisessa.

Viisi askelta Halliyhtiön ja sopimusseurojen helppoon vuorojen hallintaan:

1. Halliyhtiö määrittää ja jakaa varattavissa olevat ajat sopimusseuroille.
   1. Vahvistuksen jälkeen ajat tulevat näkyviin sopimusseuran Vuorosuunnitteluun Varattavat ajat -välilehdelle.
   2. Sopimusseuroja laskutetaan heille osoitettujen varattavien aikojen perusteella.
2. Sopimusseuran Vuorosuunnittelija suunnittelee vuorot varattavissa oleville ajoille ja jakaa vuorot seuran ryhmille.
3. Vuorot siirtyvät myClubiin tapahtumiksi parilla klikkauksella.
4. Halliyhtiö voi liittää hallinnoimiensa kenttien vuorokalenterit omille verkkosivuilleen, jolloin kalenteri on avoimesti esimerkiksi kenttämestarin, vanhempien tai ulkopuolisten tahojen - kuten vuoroja etsivien harrasteporukoiden - katseltavissa.
5. Ja mikäli sopimusseura ei pääse käyttämään omaa vuoroaan, voi sen vapauttaa myyntiin. Muiden sopimusseurojen vuoroista vastaavat henkilöt saavat tästä ilmoituksen ja pääsevät varaamaan vuoron käyttöönsä.

Kerromme mielellämme lisää palvelusta! Ota yhteyttä: sales@myclub.fi