FC KTP Juniorit siirtyi hallinnoimaan kenttävuorojaan excelistä myClubin Vuorosuunnittelu-palveluun. Järjestelmän käytön myötä seuran vuororumba on helpottunut ja selkeytynyt. Ajantasaiset vuoro löytyvät myClubin lisäksi myös seuran verkkosivuilta, mikä on sujuvoittanut sekä toimihenkilöiden että harrastajien arkea.

FC KTP Junioreiden pelaajapolku alkaa perhefutiksessa 3-vuotiaana ja jatkuu parhaimmillaan jopa edustusjoukkueeseen asti, joka pelaa tällä hetkellä Ykkösliigassa. Seuralla on toisaalta pitkä, mutta toisaalta lyhyt historia. Nykymuotoinen seura sai alkunsa vuonna 2019, kun kaksi kotkalaista futisseuraa, FC KTP ry ja Kotkan Nappulat ry, yhdistyivät yhdeksi seuraksi junioritoiminnan osalta.

FC KTP Juniorit on käyttänyt myClubia hallintonsa selkärankana jo useamman vuoden ajan. Jäsenhallinta, laskutus, tapahtumahallinta ja viestintä kulkee kätevästi myClubin kautta. Seuran hallinnosta vastaava Åke Söderström on seuran myClub-pääkäyttäjä, joten järjestelmä on hänelle ja myös muille seuran työntekijöille keskeinen työkalu ja tärkeä osa seura-arkea.

“Päivittäin tulee myClubia käytettyä. Ollaan muutama vuosi käytetty ja tyytyväisiä ollaan oltu järjestelmän helppouteen ja monipuolisuuteen”, Söderström kertoo.

FC KTP Juniorit on Kymenlaakson suurimpia jalkapalloseuroja ja myös yksi suurimmista urheiluseuroista ylipäänsä. Jäseniä seurassa on noin 850. Vuoden 2019 yhdistymisen jälkeen seura on myös kasvanut tasaisesti.

Helppoutta, selkeyttä ja läpinäkyvyyttä vuorojen suunnitteluun

Yksi syy kasvuun ja toiminnan laatuun ovat olosuhteet. Seura harjoittelee ja pelaa yhdeksällä kentällä ympäri Kotkaa. Kaupungin omistamiin kenttiin kuuluu seitsemän ulkokenttää ja yksi halli, joilla seuran vajaat parikymmentä joukkuetta treenaavat.

Kenttävuorojen hallinnointiin FC KTP Juniorit käyttää myClubin Vuorosuunnittelu-palvelua. Seura saa vuorot kaupungilta pari kertaa vuodessa, minkä jälkeen vuorot lisätään myClubin Vuorosuunnitteluun. Söderström suunnittelee ja jakaa vuorot yhdessä seuran valmennuspäällikön ja seuravalmentajan kanssa. Kun kokonaisuus on valmis, vuorot jaetaan joukkueille. Joukkueet hyväksyvät vuorot, jonka jälkeen ne siirtyvät myClubiin tapahtumiksi.

Ennen Vuorosuunnittelun käyttöönottoa seura suunnitteli ja jakoi vuoronsa perinteisesti excelin avulla - aivan kuten lukuisat muutkin urheiluseurat Suomessa. Excelit jaettiin säännöllisesti joukkueille ja muutosten ilmaantuessa taulukoita päivitettiin ja jaettiin uudelleen. Vuorosuunnittelun käyttö on koettu seurassa isoksi ja positiiviseksi muutokseksi.

“Onhan se aina askel eteenpäin, kun päästään exceleistä eroon”, Söderström iloitsee.

Vuorosuunnittelu on myös keventänyt seuratyöntekijöiden työtaakkaa. Söderström kertoo, että yhteydenotot “toimiston” suuntaan ovat vähentyneet, kun vuorot on saatu selkeästi esille seuran verkkosivuille. Sivuilta niin pelaajat, vanhemmat kuin joukkuetoimihenkilötkin voivat tarkastaa ajantasaisen vuorotilanteen.

“Välillä tulee muutoksia, jotka on helppo tehdä Vuorosuunnittelussa parilla klikkauksella. Esimerkiksi juuri nelosdivarijoukkueen pelin vuoksi muokkasimme vuoroja. Muutos näkyy heti myClubissa ja myös verkkosivuilla, mikä on todella kätevää. Ei tarvitse lähettää erikseen viestejä joukkueenjohtajille”, Söderström kertoo.

Vuorosuunnittelu pähkinänkuoressa

myClubin Vuorosuunnittelu-lisäpalvelu julkaistiin kesällä 2021, jonka jälkeen palvelun ovat ottaneet käyttöönsä jo kymmenet myClub-perheen seurat. Futisseurojen lisäksi muun muassa voimistelu-, taitoluistelu-, jääkiekko- ja salibandyseurat ovat ottaneet palvelun osaksi seura-arkeaan. Yli 930 myClub-seuran joukossa lajeja riittää ja vuorosuunnittelun käyttäjäksi liittyykin jatkuvasti lisää uusia seuroja eri lajeista.

Vuorosuunnittelun pääajatuksena on, että seurojen on helpompi hallita vuororumbaansa, kun kaikki tapahtuu yhdessä järjestelmässä - myClubissa. Vuorot siirtyvät myClubiin suoraan tapahtumiksi ja muutoksia voi tehdä helposti, mikäli vuoron käyttäjä vaihtuu tai vuoro peruuntuu. Vuorojen kierrätys onkin yksi tärkeimmistä ominaisuuksista Vuorosuunnittelussa. Mikäli joukkue ei voi käyttää omaa vuoroaan vaikkapa pelimatkan vuoksi, voi sen vapauttaa myyntiin ja muut seuran joukkueet voivat lunastaa vuoron itselleen.

Myös laskutus onnistuu suoraan myClubin avulla: seura voi laskuttaa joukkueita ja ryhmiä heille myönnettyjen vuorojen perusteella. Näin joukkueet saavat laskun vain heille myönnetyistä vuoroista. Mikäli vuoro on kierrätetty aiemmin ja sen “omistaja” muuttunut, saa tämä ryhmä laskun vuorosta.