“Parasta on, kun jäsenrekisteri, laskutus, tapahtumat ja vuorosuunnittelu ovat saman järjestelmän alla”

FC Honka on käyttänyt myClubia seura-arkensa tukena jo seitsemän vuoden ajan. Jäsenrekisterin, laskutuksen, tapahtumien hallinnan ja viestinnän lisäksi Honka käyttää nykyään myös Vuorosuunnittelu-lisäpalvelua, jolla seura hallinnoi vuorojaan ja jakaa ne lähes 80 joukkueelleen.

Suomen suurimpiin ja tunnetuimpiin jalkapalloseuroihin kuuluvassa FC Hongassa on kiireinen kesä menossa. Noin 2 000 jäsenen seurassa riittää vilinää niin kentällä kuin sen laidallakin. Harjoitukset, pelit, leirit ja turnaukset pyörivät täydellä teholla eri puolilla Espoota Hongan kotikentillä.

Isossa futisseurassa olosuhteiden merkitys on valtava. Laadukkaat ja hyvillä paikoilla sijaitsevat kentät mahdollistavat laadukkaan harjoittelun sekä toimivan ja jatkuvasti kehittyvän seuratoiminnan. Kentillä pyörii päivittäin kymmeniä vuoroja, jotka jakautuvat Hongan lähes 80 joukkueelle.

Noin 1,5 vuotta sitten FC Hongassa siirryttiin käyttämään myClubin Vuorosuunnittelu-lisäpalvelua. Vuorosuunnittelun avulla seurat voivat suunnitella ja jakaa vuoronsa joukkueille ja ryhmille suoraan myClubissa. Muita järjestelmiä ei tarvita. Kun vuoroja hallinnoidaan saman järjestelmän alla tapahtumien ja laskutuksen kanssa, seura säästää sekä aikaa että välttää virheiltä, joita tietojen siirto järjestelmästä toiseen voi aiheuttaa.

“Olemme käyttäneet myClubia jo vuosien ajan jäsenrekisterin, laskutuksen ja tapahtumien hallintaan sekä viestintään. Kokonaisuudessaan olemme olleet myClubiin todella tyytyväisiä. Halusimme saada myös vuorojen hallinnan saman järjestelmän alle”, FC Hongan toiminnanjohtaja Petri Harainen kertoo.

FC Hongalla on vuoroja noin 20 kentällä eri puolilla Espoota, joista osa on kaupungin ja osa yksityisten toimijoiden omistuksessa. Vuoroja käyttävät Hongan joukkueet aivan pikkujunioreista aina edustusjoukkueeseen asti. Kun Honka saa kaikki seuralle kuuluvat vuorot tietoonsa, jakaa seuran vuorosuunnittelija ne joukkueille. Joukkueiden vuorovaraajat tekevät tarvittavat muokkaukset, vahvistavat vuorot ja klikkaavat ne tapahtumiksi myClubiin.

“Seura jakaa itse kenttävuoron luonnos-tilassa joukkueille ja joukkueet määrittävät itse tapahtumiensa tarkemmat tiedot kuten sisällön ja keston”, toiminnanjohtaja Harainen kertoo.

Jalkapalloseurassa on erilaisia tarpeita vuoroille. Joskus joukkue tarvitsee koko kentän esimerkiksi peliä varten ja toisiaan vain puolikas kenttä riittää. Pienemmille junioreille pienempikin osa kentästä voi toimia hyvin harjoitteluun. myClubin Vuorosuunnittelun avulla seura voi jakaa samalle kentälle useamman vuoron, jolloin yksi joukkue voi käyttää yhtä osaa kentästä ja toinen toista osaa.

“Parasta myClubissa on, että saman järjestelmän alla hoituu kaikki seuran tärkeimmät toiminnot. Jäsenrekisterin, tapahtumien ja myyntireskontran lisäksi on hyvä, että vuorojen hallinta onnistuu nyt myClubissa. Seuran toimihenkilöiden tarvitsee kirjautua vain yhteen järjestelmään, mikä helpottaa toimintaamme”, Harainen toteaa.

Vuorosuunnittelu pähkinänkuoressa

myClubin Vuorosuunnittelu-lisäpalvelu julkaistiin kesällä 2021, jonka jälkeen palvelun ovat ottaneet käyttöönsä jo kymmenet myClub-perheen seurat. Futisseurojen lisäksi muun muassa voimistelu-, taitoluistelu-, jääkiekko- ja salibandyseurat ovat ottaneet palvelun osaksi seura-arkeaan. Yli 930 myClub-seuran joukossa lajeja riittää ja vuorosuunnittelun käyttäjäksi liittyykin jatkuvasti lisää uusia seuroja eri lajeista.

Vuorosuunnittelun pääajatuksena on, että seurojen on helpompi hallita vuororumbaansa, kun kaikki tapahtuu yhdessä järjestelmässä - myClubissa. Vuorot siirtyvät myClubiin suoraan tapahtumiksi ja muutoksia voi tehdä helposti, mikäli vuoron käyttäjä vaihtuu tai vuoro peruuntuu. Vuorojen kierrätys onkin yksi tärkeimmistä ominaisuuksista Vuorosuunnittelussa. Mikäli joukkue ei voi käyttää omaa vuoroaan vaikkapa pelimatkan vuoksi, voi sen vapauttaa myyntiin ja muut seuran joukkueet voivat lunastaa vuoron itselleen.

Myös laskutus onnistuu suoraan myClubin avulla: seura voi laskuttaa joukkueita ja ryhmiä heille myönnettyjen vuorojen perusteella. Näin joukkueet saavat laskun vain heille myönnetyistä vuoroista. Mikäli vuoro on kierrätetty aiemmin ja sen “omistaja” muuttunut, saa tämä ryhmä laskun vuorosta.