Tutkimus: Urheiluseuran digitalisoinnilla merkittäviä toiminnallisia ja taloudellisia hyötyjä

“Urheiluseurojen toiminnalla on merkittävä rooli suomalaisten lasten ja nuorten liikunta-aktiivisuuden ja liikuntakasvatuksen edistäjänä. Tutkimusten mukaan seurat tavoittavat lähes yhdeksän kymmenestä lapsesta ja nuoresta, joista yli puolet osallistuu urheiluseuratoimintaan”, todetaan Timo Kallion opinnäytetyön johdannossa. Urheiluseurojen ja niiden tutkimisen tärkeyttä ei voi kiistää. Kallio tutki yleisseura Kauhajoen Karhun digitalisoimista, missä myClub oli keskeisessä roolissa.

Kauhajoen Karhu on yli 100-vuotias yleisseura, jossa on 15 lajijaostoa. Jäseniä Karhussa on yli 1700. Kyseessä on siis suuri seura koko Suomen mittakaavassa. Lajikirjoon kuuluu sekä perinteisiä lajeja kuten yleisurheilu ja voimailu että modernimpia lajeja kuten cheerleading ja salibandy. Seura on siis ajan hermolla myös lajitarjontansa suhteen, mikä on varmasti edesauttanut vanhan seuran säilymistä vahvana nykypäivään asti. Urheilun monimuotoisuuden lisäksi Karhussa painotetaan vapaaehtoistyön merkitystä, mikä on linjassa perinteisen suomalaisen urheiluseuratoiminnan kanssa: vaikka monissa seuroissa on myös palkattua henkilöstöä, niin urheiluseurat nojaavat edelleen vahvasti vapaaehtoisten panokseen.

Tutkimuskohteena Kauhajoen Karhun digitalisoiminen on varsin kiinnostava, koska seura edustaa samalla perinteistä ja modernia urheiluseuratoimintaa. Kallion tutkimusongelma ”miten urheiluseuran hallinnollisissa vastuutehtävissä toimivat kokivat digitalisaatioon liittyvät mahdollisuudet, haasteet ja toiminnan muutokset sekä mitkä ovat organisaation toiminnan jatkokehittämistarpeet” pureutuu keskeisiin ilmiöihin nykypäivän urheiluseuratoiminnasssa. Kallio keräsi tietoa tutkimukseensa havainnoinnin ja haastattelujen avulla sekä dokumentteja hyödyntäen. Moniulotteiseen urheiluseuratoimintaan haettiin siis vastauksia myös monipuolisilla menetelmillä, mikä lisää tutkimuksen luotettavuutta.

Cheerleading kuuluu nykyään Karhun lajitarjontaan

Tutkimuksen tulokset ovat erittäin mielenkiintoisia. Karhun digitalisoinnilla oli todella käänteentekevä vaikutus seuran arkeen. Vuonna 2014 Karhu otti myClub-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönsä. Keskeisimpänä vaikuttimena myClubin käyttöönotolle oli laskutuksen hallinnan helpottuminen ja vapaaehtoisten sekä toimistotyöntekijöiden ajan säästö. Alussa minimivaatimukseksi jaostoille asetettiin jäsenhallinnan hoitaminen myClubilla, tosin monet jaostot alkoivat heti hyödyntämään muitakin myClubin toiminnallisuuksia. 15 jaoston seurassa muutosvastarintaa oli odotettavissa, mutta päätös myClubin käyttöönotosta tehtiin siitä huolimatta: hallitus halusi helpottaa pakollisten hallinnollisten tehtävien hoitamista myClubin toiminnallisuuksilla kaikissa jaostoissa.

Käyttöönottoprosessin onnistuminen oli edellytys Karhun toiminnan kehitykselle. Ensivaiheessa seuran asetukset säädettiin kunnolla ja jaostovastaaville annettiin tarvittavat käyttöoikeudet. Seura järjesti myös jaostojen vastuuhenkilöille omia koulutustilaisuuksia, joissa käytiin läpi Karhun toimintamalli palvelun käyttöön, myClubin perustoiminnot sekä video-ohjeiden löytäminen YouTubesta. Lisäksi pääkäyttäjä laati myClubin käytöstä kirjallisen ohjeistuksen vastuuhenkilöiden avuksi. Hallituksen määrätietoisen otteen ja seura-aktiivien sitoutuneisuuden myötä myClubista tuli varsin nopeasti tärkeä palanen Karhun jäsenhallinnassa.

Toisena muutoksena Karhun digitalisoinnissa oli kirjanpidon ja taloushallinnon kehitys. Tavoitteena oli säästää sekä aikaa että rahaa käyttämällä Netvisor-ohjelmaa. Ennen muutosta paperisen tositeaineiston käsittelyyn oli kulunut merkittävästi aikaa sekä palkatulta henkilöstöltä että vapaaehtoisilta. Netvisorin ja uuden tilitoimiston avulla taloushallinto siirrettiin pilvipalveluun, jolloin sen hoitaminen onnistui ajasta ja paikasta riippumatta. Muutosta helpotti selvästi myClubin ja Netvisorin yhteensopivuus: tilitoimisto saa poimittua suoraan myClubista myyntilaskuihin liittyvät raportit ja ladattua ne Netvisoriin.

Kauhajoen Karhu on perinteinen yli 100-vuotias yleisseura

Kauhajoen Karhun digitalisoinnilla oli laaja vaikutus koko seuraan. Ensinnäkin myClubin ja Netvisorin käyttöönoton myötä toimistohenkilöstön tarve muuttui vähäiseksi ja toimistopäällikön lopetettua työnsä keväällä 2016 uutta henkilöä ei enää tarvinnut palkata tehtävään. Toimistotöiden siirryttyä pilvipalveluihin seuran toimistolle ei myöskään enää ollut käyttöä, joten se voitiin lakkauttaa. Sähköisten järjestelmien käyttöönotto johti luonnollisesti myös paperittomuuteen, kun asiakirjojen käsittely ja lähettely siirtyi myClubiin. Toimistovirkojen sekä -tilojen lakkauttamisen myötä seuran hallinnolliset kustannukset laskivat selvästi. Yhteissäästöt olivat merkittävät kolmen vuoden ajanjaksolla: “Vuoden 2014 lähtökohtatilanteen ja vuoden 2017 alkupuoliskon muutosvaiheen jälkeisen tilanteen kokonaissäästöksi muodostui kirjanpidon mukaan hieman yli 65 %”

Yhteenvetona Kallion tutkimuksesta urheiluseuran digitalisoimisesta voitaneen sanoa, että muutosprosessi vaatii seuran hallitukselta päättäväisyyttä, sitoutuneisuutta, oman seuran toiminnan syvällistä ymmärtämistä, rohkeutta ja yhtenäistä linjaa. Digitaalisten palveluiden hyödyt saadaan parhaiten irti, kun muutokseen sitoudutaan kunnolla. Suuren ja monijaostoisen yleisseura Karhun esimerkki osoittaa, että digitaalisten ohjelmistojen käyttöönotto ja täten merkittävät kustannussäästöt sekä toiminnan tehostuminen ovat toteutettavissa myös muissa urheiluseuroissa. Toimivien digitaalisten ohjelmistojen lisäksi muutoksen keskiössä ovat ennen kaikkea aktiiviset ja seuratoimintaan sitoutuvat ihmiset – kuten urheiluseuratoiminnassa yleensäkin.

Tutustu Timo Kallion opinnäytetyöhön tarkemmin täältä!