Urheiluseuratoiminta Suomessa — myClub osana isoa liikettä

Mitä on urheiluseuratoiminta? Se on samasta lajista kiinnostuneiden jäsenten kokoontumista ja lajista nauttimista. Se on perinteitä. Se on hauskanpitoa. Se on tapahtumia, harjoituksia, pelejä, leirejä. Se on lasten kasvamista ja kasvattamista. Se on asioiden hoitamista yhdessä, johtamista ja hallinnon pyörittämistä.

Perhe, koulu ja urheiluseurat ovat yhteisöjä, joissa suomalaiset lapset ja nuoret kasvavat. Kaksi ensimmäistä ovat pakollisia lapsen turvallisuuden ja kehityksen kannalta, mutta urheiluseurojen rooli on ollut perinteisesti myös erittäin vahva. Näin on myös edelleen, sillä lähes puolet suomalaisista lapsista ja nuorista harrastaa liikuntaa seuroissa vuosittain. Urheiluseurojen osuus sekä suomalaisten kasvattajina että huippu-urheilijoiden ponnistuslautana kohti huippua on merkittävä.

Seurojen vahva asema suomalaisten arjessa heijastuu selkeästi myös myClub-toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjämääriin. myClubin suurperheeseen kuuluu jo yli 200 000 käyttäjää eli noin Oulun asukasluvun verran. Luku kasvaa viikoittain, ja pian myClub-perhe on jo Vantaan väkiluvun tasalla. Jäsenrekisterin päivitys onkin usein ensimmäinen edistysaskel, jonka seurat ottavat myClubin kanssa. Yhdistystoiminnan peruskivi on vankka jäsenpohja, jonka vaihtuvuudesta on syytä pysyä kärryillä.

Perinteisesti seuroilla on ollut jäsenrekisterivastaava, joka leikkaa ja liimaa jäsentietoja ruutupaperille, taulukoihin tai erinäisiin ilmaisohjelmiin. Tästä seurauksena on useimmiten se, että jäsenrekisteri on retuperällä, mikä on haitallista niin seuralle kuin jäsenillekin. Lisäksi lainsäädäntö edellyttää rekisterinpitäjän eli urheiluseuran täsmällisyyttä. Tästä ajankohtaisimpana uudistuksena on EU:n tietosuoja-asetus (GDPR). Yksi asetuksen keskeisistä periaatteista on nimenomaan täsmällisyys eli jäsentietojen on oltava päivitettyjä ja virheettömiä. Tietosuojakäytänteiden tiukentuessa on välttämätöntä, että urheiluseurat säilyttävät jäsentietojaan sähköisissä järjestelmissä, joissa tietosuoja-asiat on varmasti huomioitu. Sekalaiset Excel-tiedostot tai ilmaisohjelmat eivät näin ollen enää ole sopivia paikkoja jäsentietojen säilytykseen.

Urheiluseurat nojaavat perinteisesti vahvasti vapaaehtoisuuteen. Yhdistysten luvatussa maassa suomalaiset puuhanaiset ja -miehet ovat johtaneet, valmentaneet, laskuttaneet ja pyörittäneet seuroja hyvällä tahdolla ja sydämellä. Vaikka vapaaehtoiset ovat yhä isossa roolissa, fakta on, että ammattimaiset käytänteet korostuvat vuosi vuodelta enemmän. myClub on sekä vapaaehtoisten että ammattilaisten apuna. Esimerkiksi maksujen lähettämisen ja seuraamisen helpottuminen vapauttaa talousvastaavan aikaa muuhun työhön oli kyseessä sitten palkattu toiminnanjohtaja tai vapaaehtoinen rahastonhoitaja.

Maksukierron sujuvuus on edellytys seura-arjen pyörittämiselle, joka koostuu treeneistä, peleistä, leireistä ja muista tapahtumista. Nuoren urheilijan polun vaiheesta riippuen tapahtumia kertyy viikossa lukuisia määriä. Entisaikaan pelit laitettiin pystyyn kylän urheilukentälle sovittuna aikana ja kylän lapset saapuivat paikalle. Kännyköiden yleistyessä ilmoittautumiset hoidettiin soittamalla tai viestinä valmentajalle. Nykypäivänä seurojen jäsenet hoitavat tapahtumailmoittautumiset itse verkossa. myClubin tapahtumien hallinta on palvelun keskeisimpiä hyötyjä. Etuna ovat myös kattavat raportit ilmoittautumisista, joita voidaan käyttää esimerkiksi tilavarausten päätöksenteon tukena: “Varataanko koko kylän urheilukenttä vai riittääkö puolikas tällä kertaa?”

Vaikka urheiluseurat ovat vastuussa ruohonjuuritason liikuntatoiminnan järjestämisestä, ovat seurat usein isompien tahojen varassa, kun puhutaan harjoitusvuoroista tai rahallisista toiminta-avustuksista. Näin ollen seuran sisäisen päätöksenteon lisäksi kattavat osallistujatiedot ovat myös arvokkaita argumentteja, kun joukkueet tai seurat hakevat lisää harjoitusvuoroja esimerkiksi kunnan liikuntatoimelta tai tukirahoja valtiolta. Lisäresurssien tarpeen parhaiten perustellut seura usein voittaa kilvan tiukalla olevista vuoroista tai tukirahoista.

Karttamerkit hallussa? Myös lähes parikymmentä suunnistusseuraa käyttää myClubia.

Niukat resurssit ovat tuttuja lähes kaikissa urheiluseuroissa. Tekijöitä ei löydy, aika on kortilla, ja hommia hoidetaan oman työn ohella. Nuorta sukupolvea seuratoimintaan lähteminen usein jopa pelottaa, koska työmäärä voi kasaantua yksittäisille henkilöille liian suureksi. myClub on kehitetty vastaamaan juuri tähän ongelmaan. myClub vähentää tutkitusti hallintotyöhön käytettyä aikaa sekä tehostaa seurojen taloutta. Näin ollen urheiluseuran vetovoima kasvaa, kun toimintaa johdetaan 2010-luvun välinein. Viime vuosikymmeninä syntyneissä ja voimakkaasti kehittyneissä lajeissa kuten salibandyssa ja cheerleadingissa puuhanaisille ja -miehille sähköiset apuvälineet ovat usein itsestäänselvyyksiä ja näissä lajeissa myClubin suosio onkin kasvanut merkittävästi. Myös harrastajamäärällä mitattuna Suomen ykköslajissa jalkapallossa myClub on todella suosittu valinta jäsenpalveluksi. 

myClubin lajikirjo on kuitenkin laaja, sillä järjestelmä soveltuu mainiosti niin pienten yksilölaji- kuin isojen joukkuelajiseurojen toimintoihin. Kilpailu harrastajista on kovaa, ja ihmiset miettivät yhä tarkemmin, missä yhteisössä he harrastavat tai vievät lapsensa harrastamaan. Moderni ja toimiva seura on yksi valintakritereeistä: homman pitää toimia. Asioita ei kannata tehdä, niin kuin niitä on aina tehty. Eli mitä se urheiluseuratoiminta olikaan? Se on hauskanpitoa, perinteitä, kasvamista ja helppoa hallintoa myClubilla.