Pikkuturnauksesta yli 500 joukkueen tapahtumaksi – vinkkejä onnistuneen junioritapahtuman järjestämiseen

Pitkään jalkapallo- ja seuramaailmassa mukana olleella Käpylän Pallon toiminnanjohtaja Ile Rantasella kokemusta tapahtumien järjestämisestä riittää. Laadukkaassa junioritapahtumassa korostuvat erityisesti hauska sisältö, kokonaisuuden hallinta, olosuhteet ja ajankohta, tarkka viestintä sekä hyvän pöhinän luominen.

“Vuonna 2011 Pingviini Cupissa mukana oli 64 joukkuetta. Tänä vuonna jengejä on reilusti yli 500,” Ile Rantanen kertoo. Kymmenen vuoden aikana turnaus on todella kasvanut. Elokuun puolivälissä järjestettävä turnaus kerää futisjunnuja ympäri Suomen Helsingin parhaille pelipaikoille.

Helsinki Cupiakin muutaman vuoden pyörittäneen Rantasen mukaan hyvä tapahtuma rullaa itse pääpäivänä eteenpäin omalla painollaan. Sattumaa tämä ei ole. Hyvä tapahtuma vaatii paljon työtä, mutta hyvällä suunnittelulla ja oikeiden konseptien löytyessä pääsee pitkälle.

“Sisältö on makea, mutta ei ällö.” Tapahtumaan on hyvä löytää juuri sopiva sisältö, joka tekee tapahtumapäivästä ikimuistoisen – sellaisen, että joukkueet ja pelaajat haluavat tulla uudestaan. Pingviini Cupissa otteluohjelma on hiottu niin, että turhia odotteluja ei päivän aikana tule. Perinteistä “eka matsi kasilta aamulla ja seuraava kuudelta illalla” -tyylistä kuviota ei tarvitse pelätä.

Jokaiselle joukkueelle taataan kuusi peliä ja joka matsin jälkeen yksi pelaaja palkitaan jäätelöllä. Pienimmistä junioreista kaikki saavat oman mitalin turnauksen päätteeksi. Pienet asiat merkitsevät ja jäävät joukkueiden ja ennen kaikkea pikkujunnujen mieleen.

Junnufutisenergiaa. Kuva: Emma Felin

Kokonaisuus toimii. Jokaisella turnauksen palasella – tuomareilla, kioskeilla, vapaaehtoisilla, toimitsijoilla, tulospalvelulla ja niin edelleen – on tärkeä rooli tapahtuman onnistumisessa. Pitkäjänteisyys on avain kokonaisuuden toimimiseen. Parin päivän tapahtumaa ei kasata kokoon parissa viikossa, vaan koko vuosi on tehtävä töitä.

Rantanen vertaa junnutapahtumaa rock-konserttiin, jonka alkaessa kokonaisuus on mietitty tarkkaan valmiiksi vuoden aikana ja homma vain rokkaa eteenpäin. Välissä tarvitsee korkeintaan vaihtaa pari sulaketta.

Olosuhteet viimeisen päälle. Se, miltä pelipaikka näyttää ja tuntuu on äärimmäisen tärkeää. Jalkapallotapahtumassa hyvin hoidetut nurmikentät tai laadukkaat tekonurmet nostavat pelikokemuksen aivan eri tasolle kuin “perunapeltoja” muistuttavat viheriöt.

Sama pätee muihinkin lajeihin: mitä paremmat olosuhteet, sitä onnistuneempi tapahtuma. Iso ja järjestäjien ulottumattomissa oleva tekijä on tietenkin sää. “Jopa 70 prosenttia tapahtumasta voi olla sää. Mikäli aurinko paistaa, niin kaikki sujuu paremmin,” Rantanen toteaa.

Viestintä on tarkkaa ja nopeaa. Selkeät ohjeet tapahtumasta ennen tapahtumaa ja nopea reagointi joukkueenjohtajien kysymyksiin on ennen kaikkea hyvää palvelua, mutta edesauttaa myös järjestäjien työtä. Kun joukkueilla on selkeä tieto tapahtuman kulusta, paikoista ja palveluista, sujuu tapahtuma paremmin. Toki tapahtumapäivän aikana laadukas viestintä on myös tärkeää.

Itse tapahtuman jälkeen Rantanen nostaa esiin palautekyselyt, jotka lähetetään joukkueille. Näin tapahtumaa voidaan kehittää yhä paremmaksi seuraavaksi vuodeksi.

Ajankohta. Pingviini Cupin kohdalla ensimmäinen viikonloppu koulujen alun jälkeen on osoittautunut loistavaksi ajankohdaksi tapahtumalle. Hauska turnaus lomien ja kesäkiireiden jälkeen vetää seuroja ja joukkueita puoleensa. Ei siis todellakaan ole yhdentekevää, minkä viikonlopun tapahtuma-ajaksi valitsee.

Hyvä pöhinä ja energia. Tämä on helpommin sanottu kuin tehty. Tapahtumatunnelma muodostuu kaikista edellä mainituista kohdista, mutta ennen kaikkea hymyilevistä pelaajista ja liikunnan ilosta. Pingviini Cupiin on onnistuttu luomaan hyvä pöhinä, sillä joukkueita saapuu paikalle ympäri Suomen. Tapahtuma tiedetään valtakunnallisesti laadukkaana ja hyvä fiilis on taattuna.

Olosuhteet kunnossa – upea KäPa Campus valmistui keväällä 2020. Kuva: HARC Oy House of Architects