myClubin Vuorosuunnittelu-lisäpalvelulla urheiluseura pyörittää vuoroja yhteispelissä myClubin kanssa. Vuorojen suunnittelu, jako, kierrätys ja laskutus onnistuu todella näppärästi. Palvelu auttaa sekä toimiston että joukkueiden työtä. Kokemuksiaan Vuorosuunnittelun käytöstä kertovat Grankulla IFK:n Maarit Vienola sekä Kiekko-Espoon Lennu Kämppi ja Janne Nukarinen.

GrIFK: Iso parannus vuorojen hallinnointiin ja laskutukseen – excelit ja paperiset listat historiaan

Grankullan IFK:n seurakoordinaattori Maarit Vienolan työhön Vuorosuunnittelu on iso helpotus. Ennen vuoroja pyöriteltiin excelissä, joita “väritettiin ja palikoita siirreltiin edestakaisin”. Urakka oli iso ja vaivalloinen. Vuorokalenterit löytyivät paperisina hallien seiniltä, ja muutoksien myötä ne luonnollisesti vanhenivat nopeasti. Laskutus tehtiin excelin perusteella, jolloin manuaalista työtä riitti todella paljon.

Vuorosuunnittelulla vuorojen hallinnointi ja laskutus on siirtynyt uudelle tasolle. Laskujen lähetys joukkueille onnistuu muutamalla klikkauksella ja virheitä tulee vähemmän. Eri ryhmille ja tapahtumapaikoille voidaan asettaa eri hintoja ja laskut lähettää joukkueille myClubilla, mikä on selkeää ja avointa sekä seuran toimistolle että joukkueiden rahastonhoitajille.

Paperisten vuorojen sijaan GrIFK:n jäävuorot löytyvät nykyään kätevästi verkkosivuilta, jossa jokaisella seuran käyttämällä hallilla on oma vuorokalenterinsa. Kalenterit päivittyvät automaattisesti, kun vuoroihin tehdään muutoksia. Muutokset tarvitsee päivittää siis vain myClubin Vuorosuunnitteluun, ja verkkosivut pysyvät kuin itsestään ajan tasalla.

Joukkueiden kannalta on äärimmäisen tärkeää, että vuorot saa helposti kiertoon seuran sisällä. Jos joukkueelle tulee esimerkiksi vieraspeli oman treenivuoron päälle, saa vuoron nopeasti vapautettua varattavaksi. Muut seuran joukkueet pääsevät näin varaamaan vuoron käyttöönsä. Jäävuoroista on usein pulaa pääkaupunkiseudulla, joten vuorojen sujuva kierrätys on todellinen win-win tilanne sekä vuoron vapauttaneelle että sen varanneelle joukkueelle.

“Tämä on iso juttu myös joukkueiden budjettien kannalta. Kun käyttämättömän vuoron saa myytyä seuran sisällä, ei vuoroista tarvitse maksaa turhaan”, Vienola kertoo.

Kiekko-Espoo: Vuorosuunnittelu on loistava apu sekä seuran toimistolle että vapaaehtoisille

Myös Suomen suurimpiin seuroihin lukeutuva Kiekko-Espoo hallinnoi jäävuoroja myClubin Vuorosuunnittelulla. Perusviikkona Kiekko-Espoolla on usein yli 400 jäätapahtumaa, joten vuorojen suunnittelun, jakamisen ja hallinnoin on pakko olla helppoa ja järjestelmällistä. Seuralla on tapahtumia viidessä hallissa ympäri Espoota, joista tuoreimpana upouusi Matinkylän jäähalli. Pitkään seuratoiminnassa mukana ollut Kiekko-Espoon lajipäällikkö Lennu Kämppi kertoo, että Vuorosuunnittelu on helpottanut seuran toimintaa huomattavasti.

Kiekko-Espoolla on jääharjoituksia säännöllisesti elokuulta toukokuulle. Kauden ajan ryhmät ja joukkueet harjoittelevat pääosin samoilla vakiovuoroilla. Seuran jäänjakaja eli Vuorosuunnittelija jakaa vuorot yleensä pariksi kuukaudeksi eteenpäin joukkueille. Tapahtumat julkaistaan myClubiin piilotettuina, jolloin joukkueilla on edelleen kontrolli myClub-tapahtuman yksityiskohdista ja julkaisusta pelaajille.

Vuorosuunnittelu on jäänjakaja Janne Nukarisen tärkein työkalu. Vakiovuorojen jako onnistuu rutiininomaisesti ja niiden jako on todella nopeaa. Jääkiekkoseuran toimintaan kuuluu olennaisesti myös pelit, joiden suunnittelu ja jakaminen vaatii luonnollisesti manuaalista työtä. Vuorosuunnittelulla pelit saa helposti sommiteltua kalenteriin ja sitten osoitettua joukkueille.

“Vuorosuunnittelu on näppärä ja helppo käyttää. Myös vuorojen laskutus on onnistunut hyvin”, Nukarinen kertoo.

Aiemmin Kiekko-Espoon vuororumba hoitui yhteistyössä halliyhtiön kanssa, jonka verkkosivuilla oli seuran vuorot. Haasteena vanhassa mallissa oli esimerkiksi se, että seuralla ei ollut kontrollia miten pitkälle eteenpäin vuorot olivat sivuilla näkyvissä. Lisäksi hektisessä seuratoiminnassa tulee usein muutoksia aikatauluihin erityisesti pelien osalta, jolloin oli työlästä viestitellä muutoksista halliyhtiön sekä joukkueiden suuntaan. Myös inhimillisten virheiden riski oli ennen suurempi.

Uusi Vuorosuunnittelu helpottaa seuratyöntekijöiden arkea, mutta ennen kaikkea joukkueenjohtajia ja muita vapaaehtoisia. Kun seura suunnittelee ja jakaa vuorot suoraan joukkueille myClubiin, on jojojen työ vuorojen osalta todella yksinkertaista.

“Palaute vuorovaraajilta eli joukkueenjohtajilta on ollut todella hyvää. Meillä on noin 120 vuorovaraajaa, joilta on lähes poikkeuksetta tullut vain hyvää palautetta. Joukkueenjohtajien työ on helpottunut selvästi”, Lennu Kämppi iloitsee.

Jatkuvasti kehittyvä palvelu urheiluseuroille

Vuorosuunnittelu-lisäpalvelu julkaistiin keväällä 2021. Palvelu on otettu myClub-seuroissa ilolla vastaan. Julkaisun jälkeen Vuorosuunnitteluun on tehty lukuisia parannuksia myClub-seurojen palautteiden pohjalta. Sekä Kiekko-Espoon Lennu Kämppi että GrIFK:n Maarit Vienola kertovat, että Vuorosuunnittelua on kehitetty heidän palautteidensa perusteella, mikä on tehnyt palvelusta entistä paremman.

Jääkiekkoseurojen lisäksi Vuorosuunnittelu on aktiivisessa käytössä muun muassa voimistelu- ja jalkapalloseuroissa. Jokaisen seuran toiminnan ytimessä ovat tapahtumat ja vuorot, joten niiden helppoon hallinnointiin kannattaa panostaa. Seurat, jotka eivät vielä hyödynnä Vuorosuunnittelua, voivat tilata maksuttoman esittelyn palvelusta täältä.