Hämeenlinnan Voimisteluseurassa myClub on olennainen osa seura-arkea, joka helpottaa niin hallinnollista työtä kuin valmentajien päivittäistä toimintaa.

Toiminnanjohtaja Johanna Hietikko on ollut mukana Hämeenlinnan Voimisteluseuran toiminnassa jo 16 vuoden ajan, ja hänen oma voimistelupolkunsa ulottuu aina 1980-luvulle saakka. Vuosien varrella hän on nähnyt seuratoiminnan monesta eri näkökulmasta: voimistelijana, valmentajana, hallituksen jäsenenä ja voimistelijan vanhempana.

Pitkä kokemus seuratoiminnasta antaa Hietikolle kattavan näkemyksen siitä, millaisia työkaluja sujuva arki vaatii ja miten järjestelmät voivat helpottaa niin hallinnollista työtä kuin valmentajien toimintaa.

myClub on seuratoiminnan perusta

Kun Hietikko aloitti toiminnanjohtajana vuonna 2023, seurassa otettiin käyttöön myClub. Siitä lähtien järjestelmä on vakiintunut osaksi seuran päivittäistä toimintaa. Järjestelmän kautta hoidetaan keskeisiä seuratoiminnan tehtäviä, kuten jäsenrekisteriä ja kursseja. Myös muu arjen pyörittäminen rakentuu pitkälti myClubin varaan.

Tavallaan se on se meidän pohja kaikelle tekemiselle eli äärimmäisen tärkeä, ja päivittäin käytän. Vahvasti myClub on osana meidän arkea.

myClub Coach -sovellus helpottaa valmentajien työtä

Tänä syksynä seurassa on otettu myClub Coach entistä vahvemmin käyttöön. Sovelluksen avulla valmentajat kirjaavat harjoitusten läsnäolot ja hallinnoivat ryhmiään, jolloin valmentajien arki hoituu sujuvammin.

Seuran jokaisella valmentajalla on käytössä myClub Coach, jolla merkataan, ketä on paikalla. Coach on pakollinen kaikille, oli sitten kilparyhmä tai harrasteryhmä, niin sitä käytetään.

Hietikko näkee Coach-sovelluksen hyödyllisenä työkaluna myös oman valmennuskokemuksensa kautta. Kun sovelluksen toimintaperiaatteet ja hyödyt tulivat seurassa tutuiksi, siitä muodostui tärkeä osa valmentajien päivittäistä työtä.

Viestintä kulkee myClubin kautta

Seuran sisäinen viestintä hoidetaan niin ikään myClubissa. Hietikko lähettää viestejä seuran puolesta, ja valmentajat viestivät myClubin kautta omille ryhmilleen tärkeät tiedot. Näin tieto kulkee jäsenille, perheille ja ryhmille saman järjestelmän kautta.

Kun viestintä on keskitetty yhteen paikkaan, sekä seurajohdon että valmentajien on helpompi pitää jäsenet ajan tasalla ajankohtaisista asioista.

Jäsenrekisteri kaiken keskiössä

Kun Hietikolta kysytään, mikä myClubin ominaisuuksista on seuran toiminnan kannalta hyödyllisin, vastaus löytyy jäsenrekisteristä.

Jäsenrekisteriin toki linkittyy kaikki kurssit ja laskutus. Mutta kyllä se on varmasti se kaikista hyödyllisin, koska se on niin olennainen osa seuran pyörittämistä, eikä seura pärjää ilman jäsenrekisteriä.

Hietikon mukaan jäsenrekisterin toimivuus on erityisen tärkeää, sillä se muodostaa pohjan lähes kaikelle muulle seuratoiminnalle. Luotettava ja ajantasainen rekisteri säästää aikaa ja helpottaa kokonaisuuden hallintaa. Kun perustiedot ovat kunnossa, monet muutkin seuran prosessit toimivat sujuvammin.

Verkkokauppa toi uuden mahdollisuuden tuotteiden myyntiin

Hämeenlinnan Voimisteluseura on ottanut käyttöön myös myClubin verkkokaupan. Verkkokauppa tuli tarpeeseen, kun seura halusi myydä 120-vuotisjuhlaansa liittyviä tuotteita.

Hietikko on ollut tyytyväinen verkkokaupan käyttöönottoon ja sen helppokäyttöisyyteen.

Verkkokauppa oli helppo ja yksinkertainen ottaa käyttöön, ja siihen on helppo luoda niitä tuotteita.

Vinkit muille seuroille: hyödynnä vertaistukea

Muille seuroille Hietikko suosittelee myClubin käyttöönoton ja hyödyntämisen tueksi myClub-mentoreita. Mentoreiden avulla järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet tulevat tutuiksi, ja seura saa paremman käsityksen siitä, miten myClubia kannattaa hyödyntää omassa toiminnassaan.

Myös muiden myClubia käyttävien seurojen kokemuksista kannattaa ottaa oppia. Käytännön vinkit ovat arvokkaita erityisesti silloin, kun niitä saa ihmisiltä, jotka pyörittävät seuratoimintaa itse ja tuntevat arjen tarpeet.

Hietikon mukaan olennaista on miettiä, miten järjestelmä palvelee juuri oman seuran toimintaa ja miten sen ominaisuuksia voidaan hyödyntää aidosti päivittäisessä työssä.

Nopea ja helppokäyttöinen järjestelmä

Hietikon kokemuksen perusteella myClubin vahvuuksia ovat sen helppokäyttöisyys, nopeus ja monipuolisuus. Kun jäsenrekisteri, viestintä, kurssit, laskutus ja valmentajien työkalut tukevat toisiaan, seuran arjen hallinta helpottuu.

Kun seuratoiminnan tärkeät asiat löytyvät yhdestä paikasta, aikaa jää enemmän siihen, mikä on kaikkein olennaisinta: voimisteluun.