myClubin keskeisimmät hyödyt kamppailuseuroille

Potkut ja lyönnit lähtevät millin tarkasti, kun karatekat harjoittelevat kamppailusaleilla. Tuhansien tuntien harjoittelun edellytyksenä on laadukas seuratoiminta, mistä kaikki usein lähtee. Urheiluseuratoiminnassa välttämättömyytenä on kaiken toiminnan organisoinnissa vaadittava hallintotyö, minkä ei kuitenkaan tarvitse olla vaikeaa.

 

myClub-toiminnanohjausjärjestelmää käyttää yli 380 suomalaista urheiluseuraa, joista kamppailuseuroja on yli 60. Esimerkiksi Tapanilan Erän Karatejaos sekä Lahden Karate ovat ottaneet palvelun käyttöönsä. Lahden Karaten Mika Virkkunen kertoo, että seura on käyttänyt myClubia jo vuodesta 2011. Maija Laaksonen Tapanilan Erästä taas toteaa, että heillä myClub on ollut käytössä viisi vuotta. Molemmat seurat käyttävät myClubin useita toimintoja, joita esitellään seuraavaksi.

Jäsenrekisteri kuntoon. Seuroille ensiarvoisen tärkeää on pysyä kärryillä jäsenmäärästään sekä oman toiminnan tehokkuuden että tietosuoja-asioiden vuoksi. Usein seurojen jäsentiedot makaavat erinäisissä excel-tiedostoissa tai pahimmillaan ruutupaperilla toimiston laatikossa. Toimintaa johdetaan ja resursseja käytetään väärien ja vanhentuneiden tietojen perusteella. Keskeistä on, että urheiluseuroja johdetaan oikealla tiedolla, jolloin niukkoja resursseja voidaan kohdistaa oikein. Tapanilan Erän Karatejaoston Maija Laaksonen kertoo, että heillä harrastajat itse lisäävät tietonsa myClub-järjestelmään, jolloin rekisteri päivittyy ajan tasalle aina uuden harrastajan liittyessä seuraan.

Ajantasaista jäsenrekisteriä edellytetään myös laissa. EU:n tietosuoja-asetuksen tullessa voimaan toukokuussa 2018 kaikkien henkilötietoja käsittelevien organisaatioiden (kuten urheiluseurojen pitäessä jäsenrekisteriä) tulee entistä tarkemmin huolehtia, että jäsenien henkilötietoja käsitellään tarkasti ja täsmällisesti. Lue lisää uudesta tietosuoja-asetuksesta tästä.

Tehokasta ja helppoa laskutusta. Laskut lähtevät myClubissa oikeille henkilöille nopeasti ja helposti joko yksilö- tai massalaskuina. Laskun lähettäminen on yksinkertaista ja esimerkiksi jäsen-, kilpailu-, vyökoe- tai leirimaksut voidaan luoda ja lähettää muutamalla klikkauksella. Sekä Tapanilan Erän Karatejaosto että Lahden Karate hyödyntävät laskutus-ominaisuutta toiminnassaan. Laskutuksen helppouden lisäksi seuran talous tutkitusti paranee. Maksukierto nopeutuu, sillä jäsenet maksavat laskunsa nopeammin ja varmemmin. Laskujen maksamista voi myös seurata helposti järjestelmässä, joten tarvittaessa muistutusviestit voi kohdistaa oikeille henkilöille. Yhteistyö Suomen Perintätoimiston kanssa mahdollistaa laskujen siirtämisen jopa perintään, mikäli tilanne sitä vaatii.

Kamppailuseuran näkökulmasta oiva lisäominaisuus myClubissa on verkkokauppa. Kamppailulajeissa tarvittavia varusteita voi helposti myydä myClubissa, mistä hyötyvät sekä jäsenet että seura. Harvinaisempien kamppailulajien varusteiden saatavuus urheiluliikkeistä voi olla rajallista, joten varusteiden ostaminen seuran kautta on yksi vaihtoehto. Jäsenet kiittävät, kun hanskat, puvut ja seura-asut voi ostaa kätevästi verkkokaupasta seuran omalta tutulta myClub-sivulta. Verkkokaupasta ostettaessa lasku muodostuu automaattisesti ostotapahtuman yhteydessä.

Lahden Karaten junioriryhmä keskittyy harjoituksiin Mokusō:ssa.

 

Tapahtumailmoittautumiset ja viestintä. Kuka on tulossa tapahtumiin ja kuka ei? Missä ne tämän päivän treenit olikaan? myClubissa seurat, ryhmät ja joukkueet hoitavat tapahtumailmoittautumiset vaivattomasti. Näin tapahtuman järjestäjä – esimerkiksi valmentaja, joukkueenjohtaja tai seuran puheenjohtaja – pystyy valmistautumaan paremmin: valmentaja pääsee suunnittelemaan treenit oikean kokoisella porukalle ja seurasihteeri osaa varata oikean määrän kahvia kevätkokoukseen. Puheenjohtaja voi lähettää kokouksen pöytäkirjan tapahtumaan osallistujille etukäteen tutustuttavaksi. Vieraan paikkakunnan kilpailupaikka löytyy helpommin, kun myClubin tapahtumaan liittää tapahtumapaikan karttalinkin. Tapahtuman yhteydessä voi myös käydä keskustelua ja sopia esimerkiksi kimppakyydeistä kilpailupaikalle.

 

Edellä mainitut toiminnallisuudet – jäsenrekisteri, laskutus, tapahtumien hallinta ja viestintä – ovat välttämättömyyksiä seuratyössä. Usein toiminnot on hajautettu eri palveluiden kesken tai joukkueet/ryhmät/jaostot käyttävät omia systeemejään. myClubissa kaikki toiminnot ovat samassa järjestelmässä, mikä tuo ennen kaikkea selkeyttä ja helppoutta urheiluseuratoimintaan. Seura pysyy seurana, kun kaikilla on yhtenevät hallintokäytännöt. Tapanilan Erän Maija Laaksonen toteaa, että järjestelmä on helppo oppia kenelle tahansa. Tämä onkin myClubin ydin: kun hallintotyö hoituu vaivattomasti, jää aikaa seuratoiminnan kehittämiseen sekä potkujen, lukkojen ja lyöntien hiomiseen kamppailusalilla.

 

Tapanilan Erän Karatekat – Tervetuloa toimintaan mukaan!