“Seuramme tilasi myClubin ja nyt pitäisi saada järjestelmä nopeasti osaksi seura-arkea. Miten pääsemme ottamaan myClubin täysipainoisesti käyttöömme? Tarvitseeko meidän odottaa myClub-tiimiltä lupaa alkaa laskuttamaan tai lisäämään jäseniä järjestelmään?” Ei tarvitse. myClub toimii heti tilauksen jälkeen, ja kaikki palvelun perustoiminnallisuudet ovat heti käytettävissänne. Seurakohtaisten asetusten säätämisen jälkeen olette valmiita helpompaan urheiluseuratoimintaan.

myClubin tilauksen tehneestä seura-aktiivista tulee pääkäyttäjä teidän seuranne myClub-tilille. Vaikka pääkäyttäjällä on valta ja vastuu palvelun käyttöönotossa, hänen ei jatkossa tarvitse vastata koko seuran myClubista. Pääkäyttäjä jakaa käyttöoikeuksia muille seuran toimihenkilöille kuten joukkueenjohtajille, valmentajille ja rahastonhoitajille. Näin seuranne keskeiset toimihenkilöt pääsevät helpottamaan omaa työtään myClubin avulla.

Seurakohtaisten asetusten säätämisessä aikaa menee pari tuntia. Määrittelette esimerkiksi, mitä jäsentietoja kysytte jäseniltänne heidän liittyessä uuteen jäsenrekisteriinne myClubissa. Perustatte joukkueillenne tai ryhmillenne omat ryhmät myClubiin, jotka järjestätte oikein organisaatiorakenteenne mukaan. Näin viestintää, laskutusta ja tapahtumahallintaa voi kohdistaa oikein ja helposti: valmentaja voi lähettää viestin oman joukkueen pelaajilleen tai seuran rahastonhoitaja tehdä laskun kaikille seuran jäsenille. Myös jäsenten tietosuoja taataan ryhmien hallinnalla: vain tietyt toimihenkilöt saavat nähdä tietyn ryhmän jäsenien tietoja. Tietosuojaselosteen laatiminen kuuluu myös käyttöönottoprosessiin, jonka voi helposti tehdä tietosuojaselostemalliamme hyödyntäen.

Asetuksia luodessa syötätte tilinumerot ja säädätte laskutusasetukset myClubiin, jolloin tiedot löytyvät oletusarvoisesti, kun lähetätte jäsen-, toiminta- tai sponrorilaskuja myClubista. Tapahtumapaikkojen ja -tyyppien määrittely tehdään myös tässä vaiheessa; jatkossa valmentajien luodessa treenejä heidän tarvitsee vain valita listasta oikea tapahtumapaikka. Jatkossa kaikkia asetuksia pääsee toki aina säätämään, kun seuranne toiminta kehittyy.

myClubin käyttöönotto on pieni muutos jokaisen jäsenenne arjessa, joten siitä kannattaa hyvissä ajoin tiedottaa kaikkia seuranne jäseniä. Tuleehan heille kaikille oma jäsentili seuranne myClubiin. Miten jäsenet sitten liittyvät myClubiin ja pääsevät ilmoittautumaan omien ryhmiensä tapahtumiin sekä vastaanottamaan laskuja ja viestejä? Tähän on neljä eri keinoa, jotka voit katsoa ohjeistamme.

Jäsenet kirjautuvat myClubiin omalla myClub ID:lla (s-posti + salasana), joka luodaan ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä. myClub ID:n avulla voi hallinnoida useita eri jäsentilejä samassa tai eri seuroissa. Esimerkiksi kolmihenkisen perheen äiti kirjautuu myClub ID:llä järjestelmään, jossa hän voi hallinnoida kaikkien kolmen lapsen jäsentilejä saman tunnuksen alla. Myös lasten isä voi omalla myClub ID:llään hallinnoida lasten jäsentilejä.

Asetukset kunnossa, tiedotus hoidettu, jäsenet järjestelmässä – seuranne matka voi jatkua myClubin kanssa. Palvelun käyttöönotto on lopulta helppo ja nopea prosessi. Seuran apuna käyttöönotossa ovat myClubin kattavat ohjeet sekä havainnolliset Youtuben video-ohjeet. Asiantuntijamyyjämme myös järjestävät mielellään henkilökohtaista koulutusta myClubin käytöstä: tutustu koulutushinnastoon ja tiedustele sopivaa koulutusajankohtaa myynti@myclub.fi